PROJECT ADMINISTRATION ASSISTANT

Lokasi Kerja          :  Waingapu, Sumba Timur, Nusa Tenggara Timur

Melapor Kepada  :  Finance & Admin Manager – Denpasar

Mulai bekerja       :  November 2019

Periode Kontrak  :  Sampai 30 September 2020, kemungkinan diperpanjang sampai 3 tahun

Lutheran World Relief (LWR), organisasi nirlaba yang terlibat dalam mencari solusi pengentasan kemiskinan jangka panjang dan mengurangi risiko bencana membutuhkan seorang Administration Assistant yang akan ditempatkan di Sumba Timur, Nusa Tenggara Timur..

Administration Assistant (AA) bertanggung jawab dalam segala aspek keuangan dan administrasi kantor termasuk logistic, pengadaan barang, lokakarya, rapat dan memelihara sistem penyimpanan dokumen dengan tugas-tugas sebagai berikut:

·         Membantu kantor lapangan untuk semua penerimaan dan tugas-tugas sekretaris; bertanggung jawab untuk menerima semua telepon masuk dan keluar.

·         Mengelola semua surat menyurat yang masuk dan keluar

·         Mengelola sistem penyimpanan dokumen administrasi, baik dokumen asli maupun data computer dan memastikan penyimpanan dokumen tetap terbarukan.

·         Membantu dalam kordinasi pertermuan dengan pemerintah terkait

·         Mengelola logistic untuk semua perjalanan staff, termasuk transportasi dan pemesanan hotel

·         Berkoordinasi dengan supir dan atau staff-staff lapangan dan memeriksa log kendaraan setiap hari

·         Mengawasi jasa kebersihan dan memastikan kebersihan dan pemeliharaan lingkungan kantor

·         Membantu dalam mengelola proses pengadaan barang untuk ATK dan barang-barang program serta mengelola daftar barang kantor dan program.

·         Membantu dalam pengelolaan barang/ inventory kantor dan tetap memperbaharui sistem pengelolaan barang/asset kantor

·         Membantu dalam hal logistic untuk konferensi, pelatihan, lokakarya dan pertemuan-pertemuan

·         Membantu dalam penyiapan laporan-laporan keuangan setiap bulan untuk biaya kantor lapangan

·         Memastikan transaksi keuangan sesuai dengan kebijakan keuangan LWR

·         Membantu dalam memonitoring uang muka staf dan pelaporan secara berkala dan tepat waktu

Qualifikasi:

• Memiliki latar belakang pendidikan D3 atau S1 jurusan administrasi atau keuangan
• Memiliki pengalaman sekurang-kurangnya 2 tahun dengan posisi yang sama
• Mampu berbahasa Inggris lebih diutamakan
• Terampil dalam mengoperasikan computer (Word, Excel dan Power Point), email dan internet
• Memiliki kemampuan interpersonal yang baik, mampu bekerja secara Mandiri maupun dalam team
• Memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang keuangan, pengadaan, manajemen kantor termasuk filling system/arsip
• Mendemonstrasikan pengalaman dalam perencanaan dan pengalaman mengelola lokakarya untuk semua lembaga terkait.

Pelamar yang berminat harap mengirimkan lamaran kerja dengan mencantumkan gaji yang diharapkan, CV terbaru dengan tiga (3) referensi (file tidak melebihi 350kb.  Mohon untuk tidak mengirimkan dokumen lainnya yang tidak diminta) to jobsindo@lwr.org.  Harap mencantumkan “AA Sumba Timur_<nama anda> sebagai subjek email dan mencantumkan nama file CV_AA_<nama anda> (contoh: CV_AA_Suryadi) dan Cover Letter_AA_<nama anda> (contoh: Cover Letter_AA_Suryadi.
Lamaran kerja diterima selambat-lambatnya tanggal 17 Oktober 2019.  Hanya pelamar terpilih yang akan dihubungi untuk wawancara.