Administration Associate (Retainer)

Job categories Administration, Project Management

Vacancy code VA/2020/B5502/19467

Department/office AR, THOH, Indonesia

Duty station Jakarta, Indonesia

Contract type Local ICA Support

Contract level LICA-6

Duration Seven and half months with possibility of extension

Application period 28-Feb-2020 to 13-Mar-2020

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

---

Expand all [+]

Background Information - UNOPS

UNOPS supports the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner.
Working in some of the world’s most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices, always satisfying or surpassing our partners’ expectations.
With over 7,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical and management knowledge they need, wherever they need it.
A flexible structure and global reach means that we can quickly respond to our partners' needs, while offering the benefits of economies of scale.

Latar Belakang – UNOPS
UNOPS mendukung berhasilnya pelaksanaan proyek pembinaan perdamaian, kemanusiaan, dan pembangunan mitranya di seluruh dunia. Misi kami adalah melayani orang-orang yang membutuhkan dengan memperluas peran Perserikatan Bangsa-Bangsa, pemerintah, dan mitra lainnya dalam mengelola proyek, prasarana, dan pengadaan secara berkelanjutan dan efisien.
Bekerja di sejumlah lingkungan yang paling menantang di dunia, kami berupaya mendorong praktik pelaksanaan yang berkelanjutan dan senantiasa memberikan layanan yang melampaui harapan para mitra.
Dengan lebih dari 7.000 personel yang tersebar di 80 negara, UNOPS memberikan pengetahuan tentang logistik, teknik, dan pengelolaan kapan saja dibutuhkan mitra.
Struktur yang fleksibel dan jangkauan global memampukan kami memenuhi kebutuhan mitra dengan cepat dan memberikan manfaat penerapan skala ekonomi 

Background Information - Job-specific

THOH
Thailand Operations Hub (THOH) is a UNOPS business unit under the UNOPS Asia Regional Office and it was established to better support, develop and oversee the UNOPS portfolio of projects in South East Asia and the Pacific.
The Hub comprises three main portfolios –THOH Thailand, THOH Indonesia and THOH Pacific and provides a wide range of services including Project Management, Transactional HR, Financial, and Procurement to clients that include other UN entities, INGOs and governments/government agencies donors.
Badan Restorasi Gambut Results Enabling Facility (BRG REF)
Seasonal peatland fires are now compromising Indonesia’s economic and social development by creating considerable threats to health, the environment, and the economy. In 2015 peat fires and their related haze resulted in the hospitalization of more than half a million people due to acute respiratory infections. These fires that raged through 2.6 million hectares of forest and peatland areas in the islands of Kalimantan and Sumatra released 1.6 Gts of CO2e, surpassing the annual CO2 emissions of advanced industrialized nations such as Germany, France, and others. Direct and indirect damages cost the Indonesian national economy an estimated USD 16 billion, about 2% of its annual GDP.
In recognition of the importance of peatlands for climate change mitigation, the Government of Indonesia through Presidential Regulation No 1/2016 constituted the Peatland Restoration Agency (BRG). BRG has an important mandate: prevent forest fires, especially in peatland areas, as well as restore 2 million hectares of peatlands devastated by forest and land fires. The Agency identified 7 target provinces for peatland restoration and fire prevention activities in Riau, Jambi, South Sumatra, West Kalimantan, Central Kalimantan, South Kalimantan and Papua.
Since its establishment in 2016, Norway has been supporting BRG, as current support to the BRG by the Norwegian Government falls within the wider partnership between Norway and Indonesia established in 2010 through the Letter of Intent (LOI) to reduce emissions from deforestation and land degradation of forests and peatlands . The support is part of an international climate mitigation initiative (UNFCCC) supported programme that uses international aid to counter forest degradation in various parts of the world, and this is one of the largest ever contribution made to reduce deforestation.
In the framework of this background, Norway and BRG have asked UNOPS to develop a flexible multiyear administrative support mechanism for managing Norway’s financial support to BRG through the establishment of the BRG Results Enabling Facility (BRG REF). The mechanism has within its scope a back-office management component and a service, procurement, grants management and a delivery component.

In the context of the BRG-REF, UNOPS is hiring for the position of Administration Associate reporting to the Head of BRG.


​​​​​​THOH
Hub Operasional Thailand/Thailand Operations Hub (THOH) merupakan unit bisnis UNOPS yang bekerja di bawah Kantor Regional Asia UNOPS. Hub ini didirikan untuk mendukung, mengembangkan, dan mengawasi portofolio proyek UNOPS dengan lebih baik di kawasan Asia Tenggara dan Pasifik.
Hub tersebut terdiri dari tiga portofolio utama - THOH Thailand, THOH Indonesia, dan THOH Pasifik yang memberikan berbagai layanan termasuk Pengelolaan Proyek, Personalia Transaksional, Keuangan, dan Pengadaan kepada klien yang melibatkan badan-badan PBB lainnya, LSM Internasional, dan pemerintah/lembaga donor pemerintah.
Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (BRG REF)
Kebakaran lahan gambut musiman membahayakan pembangunan ekonomi dan sosial Indonesia mengingat besarnya ancaman yang ditimbulkan terhadap kesehatan, lingkungan, dan perekonomian. Pada tahun 2015, lebih dari setengah juta orang harus dirawat di rumah sakit karena menderita infeksi saluran pernapasan akut akibat kabut yang dihasilkan kebakaran gambut. Kebakaran yang melanda 2,6 juta hektare kawasan hutan dan lahan gambut di pulau Kalimantan dan Sumatera menghasilkan 1,6 gigaton CO2, melebihi emisi CO2 tahunan negara-negara industri maju seperti Jerman, Prancis, dan lainnya. Kerusakan langsung dan tidak langsung menyebabkan kerugian ekonomi nasional yang diperkirakan sebesar 16 miliar dolar Amerika Serikat atau sekitar 2% dari PDB tahunan Indonesia.
Mengingat pentingnya lahan gambut untuk mitigasi perubahan iklim, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Presiden Nomor 1 tahun 2016 membentuk Badan Restorasi Gambut (BRG). Tugas penting BRG di antaranya: mencegah kebakaran hutan terutama di wilayah lahan gambut dan merestorasi 2 juta hektare lahan gambut yang rusak akibat kebakaran hutan dan lahan. BRG mengidentifikasi 7 provinsi sebagai sasaran kegiatan pencegahan kebakaran dan restorasi lahan gambut yaitu Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, dan Papua.
Sejak didirikan pada tahun 2016, BRG mendapat dukungan dari Norwegia. Dukungan Pemerintah Norwegia kepada BRG adalah bagian dari kerja sama antara Norwegia dan Indonesia yang dilakukan tahun 2010 melalui Surat Minat (LOI) untuk mengurangi emisi yang diakibatkan penggundulan hutan serta degradasi lahan hutan dan gambut. Dukungan tersebut merupakan bagian dari program yang didukung mitigasi perubahan iklim internasional (berdasarkan Konvensi Rangka Kerja PBB tentang Perubahan Iklim/UNFCCC) yang memanfaatkan bantuan internasional untuk mengatasi degradasi hutan di berbagai belahan dunia. Dukungan tersebut merupakan salah satu kontribusi terbesar dalam sejarah untuk mengurangi penggundulan hutan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, Norwegia dan BRG telah meminta UNOPS untuk membuat mekanisme dukungan administratif yang dapat dimanfaatkan selama periode tertentu dan bersifat fleksibel guna mengelola bantuan keuangan dari Norwegia kepada BRG melalui pendirian Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (REF BRG). Mekanisme tersebut mencakup komponen pengelolaan kantor administrasi; pengelolaan layanan, pengadaan, dan hibah; serta komponen pengiriman.
Untuk mendukung REF BRG, UNOPS membuka lowongan kerja untuk posisi Administration Associate di Kepala Badan BRG.

Functional Responsibilities

Functional Responsibilities
Under the general guidance of Head of the BRG and under the management of the UNOPS Head of Implementation Support Unit (ISU), the incumbent is responsible for:
Administrative Support

• Provide effective day-to-day administrative and operations support as requested by Office of Head of BRG.
• Provide necessary support to Head of BRG to produce timely reports to be submitted to both internal and external stakeholders.
• Ensure provision of necessary logistical and administrative support to Head of BRG in his field visits and participation in various events.

Communication and Coordination

• Assist in organization of coordination meetings, managing schedule of Head of BRG and associated travels.
• Assist Head of BRG in preparing presentation material for meeting, work visit, and other events.
• Assist Head of BRG in ensuring effective flow of information within the BRG team in accordance with communication protocols

 Team Management

• Facilitate the engagement and provision of high quality results and services of the team supervised through effective work planning, performance management, coaching, and promotion of learning and development.
• Provide oversight, ensuring compliance by team members with existing policies and best practices.

Monitoring and reporting

• Provide necessary support to Head of BRG in compiling financial reports, preparing meeting minutes, memos and letters as requested.
• Provide monitoring support in time keeping the execution of program/departmental activities in accordance to BRG work plan

Perform any other duties as assigned by the Supervisor.


Tanggung Jawab Fungsional
Tugas dan Tanggung Jawab
Berada di bawah arahan Kepala Badan BRG dan di bawah manajemen Kepala Implementation Support Unit (ISU) UNOPS, kandidat akan bertanggung jawab terhadap:
Bantuan administratif:

• Menyediakan dukungan harian di bidang administrasi dan operasional secara efektif sesuai kebutuhan dan permintaan Kepala Badan (Kabad) BRG;
• Memberikan dukungan yang diperlukan kepada Kabad BRG dalam pembuatan laporan untuk disampaikan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal secara tepat waktu;
• Memastikan dukungan logistik dan administrasi yang diperlukan oleh Kabad BRG dalam kunjungan lapangan dan dalam partisipasinya di berbagai acara.

Komunikasi dan koordinasi:

• Membantu rapat koordinasi, mengatur jadwal Kabad BRG dan perjalanan dinas terkait;
• Membantu Kabad BRG dalam menyiapkan materi presentasi untuk pertemuan, kunjungan kerja, dan acara lainnya;
• Membantu Kabad BRG dalam memastikan alur informasi yang efektif dalam tim BRG sesuai dengan protokol komunikasi.

Manajemen tim:

• Memfasilitasi keterlibatan dan penyediaan hasil serta layanan berkualitas tinggi dari tim yang diawasi melalui perencanaan kerja yang efektif, manajemen kinerja, pembinaan, dan promosi pembelajaran dan pengembangan;
• Memberikan pengawasan, memastikan anggota tim mengikuti kebijakan dan best practices.

Monitoring dan reporting:

• Memberikan bantuan yang diperlukan oleh Kabad BRG dalam menyusun laporan keuangan, menyiapkan notulen rapat, memo, dan surat sebagaimana diminta;
• Memantau waktu pelaksanaan program/ kegiatan departemen sesuai dengan rencana kerja BRG.

Dan melakukan tugas-tugas lainnya sebagaimana diinstruksikan oleh Supervisor.

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion. Memperlakukan semua orang dengan rasa hormat; peka dalam menanggapi perbedaan, dan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama.  Menjunjung tinggi norma organisasi dan kode etik.  Mempertahankan standar kejujuran yang tinggi.  Menjadi teladan dalam keberagaman dan inklusi.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles. Memberi teladan yang baik untuk menumbuhkan semangat tim. Berkolaborasi dan mendukung perkembangan orang lain. Khusus manajer personalia: Memberi teladan kepemimpinan yang baik, memotivasi, mengarahkan, dan menginspirasi orang lain untuk menjadi sukses dengan gaya kepemimpinan yang sesuai.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role). Memahami pengaruh perannya terhadap para mitra dan selalu mengutamakan penerima manfaat akhir. Membangun dan memelihara hubungan eksternal yang kuat dan menjadi mitra yang kompeten (jika relevan dengan peran yang diemban).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries. Melakukan tindakan yang sesuai secara efisien untuk diri sendiri dan/atau orang lain guna mencapai tujuan. Mengambil tindakan untuk sepenuhnya menunaikan tugas dengan tetap mempertimbangkan kualitas di semua sektor. Pandai melihat peluang dan mampu menindaklanjutinya.  Memahami bahwa penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab akan memaksimalkan dampak terhadap penerima manfaat.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements. Terbuka pada perubahan dan fleksibel dalam lingkungan yang dinamis. Menerapkan pendekatan yang efektif sesuai dengan perubahan kondisi atau kebutuhan. Mampu belajar dari pengalaman dan bersikap lebih baik. Memiliki kinerja yang konsisten sekalipun berada di bawah tekanan. Terus melakukan peningkatan.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving. Mampu mengevaluasi data dan tindakan agar dapat mengambil keputusan yang logis dan pragmatis.  Melakukan pendekatan yang rasional dan adil dengan memperhitungkan risiko. Menerapkan inovasi dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground. Menyampaikan ide dan fakta secara jelas, singkat, dan terbuka.  Pola komunikasi menunjukkan kepekaan terhadap perasaan dan kebutuhan orang lain. Mampu mendengarkan secara aktif dan membagikan pengetahuan secara proaktif. Menyelesaikan perselisihan secara efektif dengan mengatasi perbedaan pendapat dan mencapai mufakat.

Education/Experience/Language requirements

Education/Experience/Language requirements
Education:

• High School diploma with six (6) years of relevant professional experience is required.
• First university degree (Bachelor’s degree or equivalent) or advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in Business Administration, Finance, Economics, Management, Law or other closely related field with some relevant experienced may be considered.

Experience:

• Six (6) years of working experience in Administrative Support, Project Management, or related field in combination with high school diploma is required; 
• Experience in the usage of computers and office software packages (MS Office 2010 and/or newer versions) and knowledge of spreadsheet and database packages;
• Experience in report writing and preparing presentation materials are strongly desirable;
• Prior experience in communication and coordination with various stakeholders in government is highly desired;
• Experience in providing administrative and operations support would be an asset.

Language:

• Intermediate in English language and fluency in Indonesian language is required. Indonesian language includes "Bahasa"

Persyaratan Pendidikan/Pengalaman/Bahasa
Pendidikan:

• Minimal diploma sekolah menengah dengan enam (6) tahun pengalaman kerja yang relevan.
• Lulusan pendidikan tinggi (Sarjana atau setara) atau pendidikan tinggi lanjutan (Master atau setara) di bidang Administrasi Bisnis, Keuangan, Ekonomi, Manajemen, Hukum, atau bidang terkait lainnya dengan beberapa pengalaman yang relevan dapat dipertimbangkan.

Pengalaman:

• Minimal enam (6) tahun pengalaman kerja di bidang Dukungan Administrasi, Manajemen Proyek atau bidang terkait lainnya untuk kandidat pelamar lulusan sekolah menengah.
• Berpengalaman mengoperasikan computer dan program MS Office 2010 dan/atau versi lebih baru), dan pengetahuan spreadsheet dan database;
• Pengalaman dalam penulisan laporan dan menyiapkan bahan presentasi sangat dibutuhkan;
• Diutamakan memiliki pengalaman kerja sebelumnya dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan di pemerintahan;
• Pengalaman dalam administrasi dan operasional akan menjadi aset.

Bahasa:

• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris tingkat menengah dan lancar berbahasa Indonesia

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual contractor Agreement (LICA)
Jenis kontrak: Perjanjian Kontraktor Perorangan Lokal
Contract level: ICS-6 (LICA-6)
Level kontrak:  ICS-6 (LICA-6)
Contract duration: 7,5 months with possibility of extension
Durasi kontrak: 7,5 bulan dengan kemungkinan diperpanjang

This position is based in family duty station.
Posisi ini merupakan posisi berbasis family duty station.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
Untuk detail lebih lanjut tentang modalitas kontrak ICA, silakan ikuti tautan ini:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Additional Considerations

• This is a local position, therefore only nationals of duty station or applicants who are legally entitled to be employed in the duty station will be considered.
• Please note that the closing date is midnight Copenhagen time.
• Applications received after the closing date will not be considered.
• Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
• The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.  

It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns.
Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.

Work life harmonization - UNOPS values its people and recognizes the importance of balancing professional and personal demands. We have a progressive policy on work-life harmonization and offer several flexible working options. This policy applies to UNOPS personnel on all contract types

Female candidates are strongly encouraged to apply.