Operational Support Coordinator (OPS)

Posisi: Operational Support Coordinator (OPS)

Supervisor: Country Representative (CR)

Lokasi: Yogyakarta

A. RINGKASAN KERJA

Operational Support Coordinator (OPS) akan bertanggungjawab atas pengelolaan operasional lembaga secara internal dan eksternal. Hal-hal yang berkaitan dengan operasional internal akan berkaitan dengan perekrutan, pengembangan sampai dengan evaluasi staf AFSC Indonesia sesuai yang dituangkan dalam Undang-undang Ketenagakerjaan Pemerintah Indonesia serta mengintegrasikan nilai-nilai bina damai dalam budaya belajar dan pengembangan kapasitas organisasi. Hal-hal yang berkaitan dengan operasional eksternal adalah membuat nota kesepakatan antara mitra dan AFSC dalam melakukan kegiatan. OPS akan mendukung kerja Tim Managemen AFSC, yaitu Tim yang ditunjuk oleh CR, dan Tim Program sejalan dengan tujuan dan kemampuan AFSC serta kebutuhan dan kesempatan yang dimiliki oleh mitra di seluruh wilayah kerja AFSC Indonesia.

B. PELAPORAN

Dibawah supervisi, pengarahan dan

panduan dari Country Representative AFSC, maka OPS akan melaporkan:

* Rencana Kerja Pengelolaan Operasional internal dan eksternal yang meliputi kegiatan, jadwal, dan anggaran;

* Laporan atas segala bentuk informasi yang berkaitan dengan personalia dan nota kesepakatan antara AFSC dan mitranya.C. LINGKUP

KERJA & TANGGUNGJAWAB

INTERNALSUPPORT--Human Resources:

* Menjaga nilai-nilai dan etika kerja AFSC dalam bekerjasama dengan mitra lokal dan mitra penyedia layanan professional, serta antar staf AFSC;

* Mengembangkan dan mengelola proses perekrutan, seleksi, orientasi dan penempatan staf baru berkoordinasi dengan Admin & Finance Coordinator (AFC);

* Membuat Kontrak Kerja Karyawan dan Konsultan, serta mengarsipkannya

* Mempersiapkan segala bentuk korespondensi personalia;

* Mengembangkan dan mengelola sistem pengarsipan personalia berkoordinasi dengan AFC dan CR;

* Mengembangkan sistem penilaian kerja staf AFSC berkoordinasi dengan AFC; termasuk masukan-masukan sebagai hasil dari survey dan umpanbalik dari staf AFSC;

* Mempersiapkan, mereview, dan memberikan umpanbalik semua ToR dan kontrak karyawan dan/atau konsultan berkoordinasi dengan AFC serta mengarsipkannya;

* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal hubungan kerja antara AFSC dan stafnya

* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Prosedur Akunting dan Personalia AFSC

* Mempersiapkan payroll staf dan segala hal yang berkaitan dengan hak dan tunjangan staf AFSC Indonesia

EXTERNAL SUPPORT:

* Membuat MoU Kerjasama antara AFSC dan mitranya

* Mengarsipkan MoU beserta dokumen pendukungnya

* Memberi rekomendasi untuk memperkuat sistem Pengelolaan Keuangan dan Administrasi AFSC berkoordinasi dengan Admin & Finance Coordinator;

* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal hubungan kemitraan antara AFSC dan mitranya

* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Prosedur Akunting bagi Mitra AFSC

* Sebagai perwakilan lembaga dalam memenuhi setiap undangan pertemuan dari pihak-pihak yang terkait dengan AFSC Indonesia baik dari pemerintah Indonesia, pihak pendonor, maupun mitra lokal.ADMINISTRASI

* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf administrasi untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan administratsi;

* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf program untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan perencanaan pelatihan mitra dan kesempatan yang dimiliki AFSC berdasarkan temuan lapangan;

* Terbuka untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan pelatihan bina damai dan/atau pertemuan dengan pemerintahan jika diminta oleh Country Representative;

* Berpartisipasi dalam pertemuan tahunan mitra AFSC atau pertemuan regional jika diminta;

* Bekerjasama dengan Tim Administrasi dalam mematuhi prosedur administrasi AFSC.D. KRITERIA

Wajib

* Warganegara Indonesia yang mampu berkomunikasi dan menulis dalam bahasa Inggris dengan baik.

* S1 dalam bidang yang relevan dengan tugas-tugasnya. Memahami peace-building atau Human Resource akan menjadi asset penting.

* Berpengalaman bekerja di NGO lebih dari 3 tahun.

* Menguasai MS word, excel dan power poin, serta mampu menggunakan internet dan sistem email.

* Cukup memahami prosedur akunting dan personalia.

* Memiliki interpersonal skill yang baik; menyenangkan, sopan, terbuka, dapat diandalkan, dan jujur;

* Mampu bekerja secara efektif dalam tim untuk mengoordinasi, mengatur, dan memonitor. Mampu bekerja dibawah supervisi, delegasi, dan jadwal yang ketat.

* Kesediaan untuk melakukan kunjungan lapangan ke lokasi kerja AFSC Indonesia

Harapan

* Pemahaman yang cukup dalam mengembangkan program peningkatan kapasitas jangka panjang yang sejalan dengan etos kerja AFSC. Memiliki komitmen dan perhatian besar terhadap penerima manfaat dari program-program yang di danai AFSC.

Apabila Anda tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan surat

lamaran Anda beserta CV kurang dari 3 halaman, ditujukan kepada Country

Representative-AFSC Indonesia melalui alamat email susi@bina-damai.net. paling lambat 08 Oktober 2011. Cantumkan kode lamaran OPC. Hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi.

The American Friends Service Commitee (AFSC) www. bina-damai.net is an affirmative action/equal opportunity employer, welcoming applications

from qualified persons regardless of their religious affiliation rave, age, sex, gender identity, sexual orientation or disability. Working

mothers are also encouraged to apply.