Konsultan untuk Pengembangan Kelembagaan Yayasan Kalabia Indonesia

KERANGKA ACUAN KERJA

Konsultan Penguatan Management dan Operasional Yayasan Kalabia Indonesia

 

        Lokasi Kerja                :           Sorong dan Raja Ampat Bersama Kapal Kalabia, Provinsi Papua Barat, Indonesia

        Durasi                          :           19 Maret – 31 Desember  2018

        Arahan Teknis             :           Ketua Pelaksana Program Kalabia

        Bekerja Bersama         :          Tim Operasional, Kru Kapal dan Tim Pengajar Kalabia

 

LATAR BELAKANG

Program Pendidikan Lingkungan Hidup Kalabia merupakan program  kebanggaan masyarakat Raja Ampat yang memiliki peran penting untuk membantu pemerintah  dalam progam pembangunan. Program Pendidikan Lingkungan Hidup Kalabia sejak tahun 2008 menjalankan programnya dengan menggunakan Kapal Motor (KM) Kalabia (121GT) dengan Motto “Berlayar Sambil Belajar” telah menjangkau 124 Kampung di Kabupaten Raja Ampat, 14 kampung di Kabupaten Kaimana dan 9 Kampung di Kabupaten Sorong. Program ini memberikan pendidikan dan pengetahuan tentang  Pelestarian Alam dan Pengelolaan Sumber Daya Alam (SDA) Kelautan secara bijaksana, bertanggung jawab dan berkelanjutan kepada anak-anak di wilayah pesisir Bentang Laut Kepala Burung (BLKB).

Sejak tahun 2014 sampai 2017 program Pendidikan Lingkungan Hidup tidak bisa berjalan dengan efektif karena kurangnya dukungan biaya operasional. Perangkat manajemen di dalam lembaga juga ada yang kurang sehingga butuh perbaikan system manajemen dan tata kelola yang menyeluruh untuk mendukung pelaksanaan program di lapangan secara efektif. 

Tahun 2018 ini, Program Pendidikan Lingkungan Hidup Kalabia ini didanai oleh hibah dari Badan Amerika Serikat untuk Pengembangan Internasional (the United States Agency for International Development). Pendapat, temuan dan kesimpulan yang tercantum di sini adalah pendapat penulis dan tidak mencerminkan pendapat dari Badan Amerika Serikat untuk Pengembangan Internasional (the United States Agency for International Development). Untuk menjalankan program secara rutin, Yayasan Kalabia Indonesia yang memiliki staff berjumlah 19 orang dan terdiri dari 3 Staf pengajar, 9 Kru Kapal dan 7 Staf Operation dan keuangan, saat ini membutuhkan revitalisasi manajemen operasional yang standart. 

RUANG LINGKUP KERJA DAN CAPAIAN KERJA

1.      Menghasilkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

 

A. SOP dan Form untuk Pengelolaan HRD

(1) Karakteristik Yayasan Kalabia Indonesia

(a)   Visi

(b)   Misi

(c)   Nilai-nilai Yayasan

(d)   Kode Etik

(e)   Transparansi

(f)     Kepatuhan Terhadap Hukum

(g)   Kewajiban Terhadap Donatur

(h)   Bekerjasama dengan Para Mitra (Kunjungan Donor, Magang, Media, Monitoring dan Evaluasi Program, dll)

(2) Kategori Ketenagakerjaan

(a)   Staff Sementara

(b)   Staff Tetap

(c)   Pekerja Harian Lepas

(3) Prosedur Rekrutmen

(a)   Proses Penerimaan Kerja

(b)   Perjanjian/Kontrak Kerja

(c)   Orientasi Staff

(4)   Kebijakan Mempekerjakan Anggota Keluarga

(5)   Pencatatan Waktu Kerja dan Disposisi Kerja

(6)   Kebijakan Manajemen Kinerja

(7)   Kebijakan Hubungan Pribadi Staff, Keluarga ataupun Non Keluarga

(8)   Prosedur Penilaian Kinerja Tahunan

(9)   Promosi dan Pemindahan Kerja

(10)Kebijakan Kompensasi dan Tunjangan

(a)   Gaji berikut Slip Gaji, bukti pemotongan dan setor pajak

(b)   Waktu Kompensasi dan Lembur

(11) Cuti

(a)   Cuti Tahunan

(b)   Cuti Sakit

(c)   Cuti Melahirkan dan Cuti Keguguran

(d)   Cuti Melahirkan Paternal

(e)   Cuti Perjalanan Religi

(f)     Cuti Lain Berbayar

(g)   Cuti Tidak Berbayar

(h)   Pencatatan Database Cuti

(i)     Proses Pengambilan dan Persetujuan Cuti

(12)Hari Libur Nasional

(13)Program Jaminan Sosial

(a)   Jaminan Kesehatan dan Tunjangan Lainnya

(b)   Tunjangan Rawat Inap dan Asuransi Kesehatan

(c)   Tunjangan Kesehatan Rawat Jalan

(14)Dokumentasi akan dijaga kerahasiaannya

(15)Sumbangan Pemakaman

(16)Pemutusan Hubungan Kerja: Pembayaran Pesangon, Penghargaan Masa Kerja, dan Kompensasi atas Hak Kepegawaian

(17)Kebijakan Perilaku dan Tindakan Disipliner

(18)Mewakili Yayasan Kalabia Indonesia

(19)Hubungan Kerja Anti-Diskriminasi dan Kesempatan yang Sama

(20)Konflik Kepentingan

(a)   Konflik Kepentingan yang melibatkan Karyawan

(b)   Konflik Kepentingan yang timbul dari Luar Kepegawaian

(c)   Penerimaan Anggota Keluarga

(d)   Konflik Kepentingan yang memerlukan Pengungkapan

(e)   Pengaduan dan Keluhan

(f)     Opsi-opsi Pelaporan

(21) Penyelesaian Konflik dan Pengaduan Formal

(a)   Tujuan dan Kebijakan

(b)   Tidak Ada Retaliasi/Pembalasan

(c)   Prosedur Pengaduan

(d)   Pemutusan Hubungan Kerja

(e)   Pemutusan Hubungan Kerja yang disengaja

(f)     Pemutusan Kontrak Kerja

(22)Arsip Data Staff

(23)Pedoman Pengembangan Staf

(24)Pendahuluan

(25)Proses Persetujuan Aktivitas Pengembangan Staf

 

C.     SOP dan Form untuk Keuangan

(1)   Manajemen Keuangan

(a)   Pedoman Umum

(b)   Kwitansi Uang muka/Cek

(c)   Pencairan Uang muka

(2)   Pedoman Permintaan Uang Muka dan Penggantian

(a)   Pedoman Permintaan Uang Muka (Advance) dan Pertanggungjawaban

(3)   Tanda Terima yang Hilang / perubahan tanda terima

(4)   Tingkat Otoritas Pengeluaran

(5)   Penerimaan dan Pengeluaran Hibah Dana dan atau Barang

 

D.     SOP dan Form Perjalanan Dinas

(1)   Pedoman Umum

(2)   Advance Perjalanan

(3)   Biaya Perjalanan

(4)   Akomodasi

(5)   Laporan dan Tanda Terima Perjalanan

 

E.     SOP dan Form Pembayaran Kepada Personil Non Staff Yayasan Kalabia Indonesia (Pejabat atau Non

Pejabat Pemerintah)

(1)   Biaya Perjalanan termasuk Tunjangan Transport

(2)   Akomodasi

(3)   Honorarium

(4)   Biaya Pertemuan/Rapat/Seminar/Pelatihan/Workshop

 

F.     SOP dan Form Pengadaan

(1)   Kebijakan Umum

(2)   Konflik Kepentingan

(3)   Petunjuk Pembelian

(a)   Rencana Pembelian

(b)   Metode Pembelian

(c)   Tingkat Kewenangan (Authorization Level)

(d)   Tingkat Pembelian

(e)   Pemenuhan Pajak dan Kewajiban

(f)     Elemen Pengadaan

(g)   Pembatasan Donor

(h)   Penyimpanan Dokumen dan Pencatatan

(i)     Flow Chart Pengadaan

(4)   Kontraktor / Konsultan Independen

(a)   Proses Perekrutan dan Pembayaran untuk Konsultan/Kontraktor Independen

 

G.    Prosedur Pengembangan Program

 

H.     Kebijakan dan Prosedur Penggunaan Kendaraan

(1)   Pendahuluan

(2)   Pedoman Umum Kendaraan Yayasan Kalabia Indonesia

 

I.       Kebijakan Keselamatan dan Keamanan

(1)   Keamanan Kantor dan Pribadi serta Praktek Terbaiknya

(a)   Pedoman pengelolaan area

(b)   Menghubungi Staf dalam keadaan darurat

(c)   Peralatan Pertolongan Pertama

(d)   Evakuasi Darurat

(2)   Praktik Terbaik Keselamatan Pribadi/Personal Safety Best Practices

(3)   Langkah Kewaspadaan Umum dalam Perjalanan / General Travel Precautions

(4)   Jenis-Jenis Spesifik Keadaan Darurat

(a)   Ada keadaan darurat medis atau terjadi kecelakaan

(b)   Terjadi kebakaran

(c)   Jika seseorang dalam kebakaran/terbakar

(d)   Jika kendaraan terbakar

(e)   Jika ada kerusakan kendaraan

(f)     Jika terjadi kecelakaan lalu lintas

(g)   Jika ada perampokan

(h)   Jika ada kerusuhan politik

(i)     Jika ada bencana alam

(j)     Relokasi / Perencanaan Evakuasi

(5)   Boat Safety Policy

(a)   Latar Belakang dan Tujuan

(b)   Lingkup SOP

(c)   Tanggung Jawab

(d)   Prosedur Operasional

(e)   Penumpang Non Staff Yayasan Kalabia Indonesia

 

J.      Pengaturan Bahan Bakar Minyak

(1)   Konteks dan Latar Belakang

(2)   Tujuan Prosedur

(3)   Komponen Pengelolalaan Bahan Bakar

(a)   Pengadaan

(b)   Penyimpanan Bahan Bakar dan Keselamatan

(c)   Penggunaan

(d)   Pengawasan

(e)   Bahan Bakar Generator

 

K.     Kebijakan Anti-Penipuan / Fraud Policy

(1)   Tujuan

(2)   Definisi

(3)   Latar Belakang

(4)   Proses Pengawasan

(5)   Proses Pelaporan

(6)   Prosedur Investigasi

(7)   Mengelola Hubungan Kerja Eksternal

(8)   Pemulihan Aset / Recovering Assets

(9)   Tindakan Disipliner

(10)Tindak lanjut

(11)Pedoman Investigasi

 

L.      Pedoman Umum

(1)   Protokol Kantor

(a)   Dress Code (Etika Berpakaian)

(b)   Menjaga Ketenangan / Maintain Silence

(c)   Tamu Bisnis/Pribadi

(2)   Penggunaan Alat Komunikasi Telepon, Ponsel, Faksimili , dan Mesin Fotokopi

(3)   Kartu Nama

(4)   Alat Tulis Kantor

(5)   Pelayanan Surat-Menyurat dan Kurir

(6)   Fasilitas dan Pemeliharaan

(7)   Perizinan Memasuki Kantor di Luar Jam Kerja Normal

(8)   Telepon Genggam dan Tagihan Telepon

 

M.    Pedoman Pembukaan atau Pindah Kantor

(1)   Latar Belakang

(2)   Pedoman Membuka Kantor Baru

(3)   Pedoman Pindah Kantor

 

N.     Lampiran: Formulir

 

2.      Melakukan 1x pendampingan rekrutmen staff yang diperlukan dan memberikan rekomendasi rekrutmen di bulan pertama kerjasama.

 

3.      Melakukan 1x Sosialisasi, Pelatihan dan Simulasi Alur Kerja terhadap SOP Management dan Operasional kepada seluruh staff Yayasan dan 1x penyegaran.

 

4.      Melakukan pendampingan harian kepada staff terkait guna pelaksanaan SOP Management dan Operasional yang berjalan sesuai ketentuan yang sudah dibuat.

 

5.      Melakukan monitoring bulanan dan memberikan laporan perkembangan serta rekomendasi.

 

6.      Melakukan 1x evaluasi semester terhadap SOP Management dan Operasional kepada seluruh staff Yayasan serta memfasilitasi revisi ataupun penyesuaian yang diperlukan (jika ada).

 

7.      Monev dan Laporan Akhir

 

 

KERANGKA WAKTU DAN PELAPORAN

Kontrak konsultan ini untuk periode 10 (sepuluh) bulan yaitu 19 Maret – 31 Desember 2018. 

Konsultan akan diperlukan bekerja secara intens di kantor Yayasan Kalabia Sorong minimum 20 hari Kalendar/bulan untuk 6 bulan pertama dan 4 bulan berikut disesuaikan dengan capaian kerja yang ada yang disepakati bersama dengan pihak pengguna jasa konsultan.

Konsultan terpilih diperlukan membuat laporan perkembangan kegiatan per triwulan kalendar..

 

Tahap Pembayaran:

 

Konsultan perlu memberikan penawaran tahap pembayaran berdasarkan rencana capaian kerja.

 

 

PENGIRIMAN DAN DATELINE PROPOSAL PENAWARAN BESERTA DOKUMEN PENDUKUNG

 Dokumen dapat diserahkan kepada Rosita Tariola melalui email rositatariola@gmail.com dengan batas waktu paling lambat adalah 9 Maret 2018.