Administration Assistant (Retainer)

Job categories Administration, Project Management

Vacancy code VA/2020/B5502/19790

Department/office AR, THOH, Indonesia

Duty station Jakarta, Indonesia

Contract type Local ICA Support

Contract level LICA-4

Duration Seven months with possibility of extension

Application period 06-May-2020 to 20-May-2020

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Background Information - UNOPS

UNOPS supports the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner.
Working in some of the world’s most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices, always satisfying or surpassing our partners’ expectations.
With over 7,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical and management knowledge they need, wherever they need it.
A flexible structure and global reach means that we can quickly respond to our partners' needs, while offering the benefits of economies of scale.

Latar Belakang – UNOPS
UNOPS mendukung berhasilnya pelaksanaan proyek pembinaan perdamaian, kemanusiaan, dan pembangunan mitranya di seluruh dunia. Misi kami adalah melayani orang-orang yang membutuhkan dengan memperluas peran Perserikatan Bangsa-Bangsa, pemerintah, dan mitra lainnya dalam mengelola proyek, prasarana, dan pengadaan secara berkelanjutan dan efisien.
Bekerja di sejumlah lingkungan yang paling menantang di dunia, kami berupaya mendorong praktik pelaksanaan yang berkelanjutan dan senantiasa memberikan layanan yang melampaui harapan para mitra.
Dengan lebih dari 7.000 personel yang tersebar di 80 negara, UNOPS memberikan pengetahuan tentang logistik, teknik, dan pengelolaan kapan saja dibutuhkan mitra.
Struktur yang fleksibel dan jangkauan global memampukan kami memenuhi kebutuhan mitra dengan cepat dan memberikan manfaat penerapan ekonomi skala.

Background Information - Job-specific

THOH
Thailand Operations Hub (THOH) is a UNOPS business unit under the UNOPS Asia Regional Office and it was established to better support, develop and oversee the UNOPS portfolio of projects in South East Asia and the Pacific.
The Hub comprises three main portfolios –THOH Thailand, THOH Indonesia and THOH Pacific and provides a wide range of services including Project Management, Transactional HR, Financial, and Procurement to clients that include other UN entities, INGOs and governments/government agencies donors.
Badan Restorasi Gambut Results Enabling Facility (BRG REF)
Seasonal peatland fires are now compromising Indonesia’s economic and social development by creating considerable threats to health, the environment, and the economy. In 2015 peat fires and their related haze resulted in the hospitalization of more than half a million people due to acute respiratory infections. These fires that raged through 2.6 million hectares of forest and peatland areas in the islands of Kalimantan and Sumatra released 1.6 Gts of CO2e, surpassing the annual CO2 emissions of advanced industrialized nations such as Germany, France, and others. Direct and indirect damages cost the Indonesian national economy an estimated USD 16 billion, about 2% of its annual GDP.
In recognition of the importance of peatlands for climate change mitigation, the Government of Indonesia through Presidential Regulation No 1/2016 constituted the Peatland Restoration Agency (BRG). BRG has an important mandate: prevent forest fires, especially in peatland areas, as well as restore 2 million hectares of peatlands devastated by forest and land fires. The Agency identified 7 target provinces for peatland restoration and fire prevention activities in Riau, Jambi, South Sumatra, West Kalimantan, Central Kalimantan, South Kalimantan and Papua.
Since its establishment in 2016, Norway has been supporting BRG, as current support to the BRG by the Norwegian Government falls within the wider partnership between Norway and Indonesia established in 2010 through the Letter of Intent (LOI) to reduce emissions from deforestation and land degradation of forests and peatlands . The support is part of an international climate mitigation initiative (UNFCCC) supported programme that uses international aid to counter forest degradation in various parts of the world, and this is one of the largest ever contribution made to reduce deforestation.
In the framework of this background, Norway and BRG have asked UNOPS to develop a flexible multiyear administrative support mechanism for managing Norway’s financial support to BRG through the establishment of the BRG Results Enabling Facility (BRG REF). The mechanism has within its scope a back-office management component and a service, procurement, grants management and a delivery component.
In the context of the BRG-REF, UNOPS is hiring for the position of Administration Assistant.


​​​​​​THOH
Hub Operasional Thailand/Thailand Operations Hub (THOH) merupakan unit bisnis UNOPS yang bekerja di bawah Kantor Regional Asia UNOPS. Hub ini didirikan untuk mendukung, mengembangkan, dan mengawasi portofolio proyek UNOPS dengan lebih baik di kawasan Asia Tenggara dan Pasifik.
Hub tersebut terdiri dari tiga portofolio utama - THOH Thailand, THOH Indonesia, dan THOH Pasifik yang memberikan berbagai layanan termasuk Pengelolaan Proyek, Personalia Transaksional, Keuangan, dan Pengadaan kepada klien yang melibatkan badan-badan PBB lainnya, LSM Internasional, dan pemerintah/lembaga donor pemerintah.
Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (BRG REF)
Kebakaran lahan gambut musiman membahayakan pembangunan ekonomi dan sosial Indonesia mengingat besarnya ancaman yang ditimbulkan terhadap kesehatan, lingkungan, dan perekonomian. Pada tahun 2015, lebih dari setengah juta orang harus dirawat di rumah sakit karena menderita infeksi saluran pernapasan akut akibat kabut yang dihasilkan kebakaran gambut. Kebakaran yang melanda 2,6 juta hektare kawasan hutan dan lahan gambut di pulau Kalimantan dan Sumatera menghasilkan 1,6 gigaton CO2, melebihi emisi CO2 tahunan negara-negara industri maju seperti Jerman, Prancis, dan lainnya. Kerusakan langsung dan tidak langsung menyebabkan kerugian ekonomi nasional yang diperkirakan sebesar 16 miliar dolar Amerika Serikat atau sekitar 2% dari PDB tahunan Indonesia.
Mengingat pentingnya lahan gambut untuk mitigasi perubahan iklim, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Presiden Nomor 1 tahun 2016 membentuk Badan Restorasi Gambut (BRG). Tugas penting BRG di antaranya: mencegah kebakaran hutan terutama di wilayah lahan gambut dan merestorasi 2 juta hektare lahan gambut yang rusak akibat kebakaran hutan dan lahan. BRG mengidentifikasi 7 provinsi sebagai sasaran kegiatan pencegahan kebakaran dan restorasi lahan gambut yaitu Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, dan Papua.
Sejak didirikan pada tahun 2016, BRG mendapat dukungan dari Norwegia. Dukungan Pemerintah Norwegia kepada BRG adalah bagian dari kerja sama antara Norwegia dan Indonesia yang dilakukan tahun 2010 melalui Surat Minat (LOI) untuk mengurangi emisi yang diakibatkan penggundulan hutan serta degradasi lahan hutan dan gambut. Dukungan tersebut merupakan bagian dari program yang didukung mitigasi perubahan iklim internasional (berdasarkan Konvensi Rangka Kerja PBB tentang Perubahan Iklim/UNFCCC) yang memanfaatkan bantuan internasional untuk mengatasi degradasi hutan di berbagai belahan dunia. Dukungan tersebut merupakan salah satu kontribusi terbesar dalam sejarah untuk mengurangi penggundulan hutan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, Norwegia dan BRG telah meminta UNOPS untuk membuat mekanisme dukungan administratif yang dapat dimanfaatkan selama periode tertentu dan bersifat fleksibel guna mengelola bantuan keuangan dari Norwegia kepada BRG melalui pendirian Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (REF BRG). Mekanisme tersebut mencakup komponen pengelolaan kantor administrasi; pengelolaan layanan, pengadaan, dan hibah; serta komponen pengiriman.
Dalam konteks BRG-REF, UNOPS merekrut untuk posisi Asisten Administrasi.

Functional Responsibilities

Duties and responsibilities


Reporting to the Research and Development Deputy (Deputy 4), BRG and under the management of the UNOPS Head of Implementation Support Unit (ISU), the Administration Assistant is responsible for:

• Assist in preparation of activities under BRG-REF, including but not limited to draft material and project reports.
• Assist in coordinating activities and processes with UNOPS and UNOPS suppliers / service providers.
  
• Provide support to Deputy 4 in managing schedules and management needs to fulfill the intended agenda.
  
• Assist Deputy 4 to set up meetings with partners in accordance with protocol procedures for Deputies (echelon I equivalent).
  
• Provide administrative support in matters relating to the project, including business correspondence, contracts, travel bookings, visas, accommodation and others.
  
• Provide a special trip matrix for Deputy 4 on every official duty trip.
  
• Assist in forming a team for travel assistance for Deputy 4.
  
• Provide assistance in financial tasks related to BRG-REF, including but not limited to preparing payment requests; providing information for reports on financial status, costs and expenses.
  
• Assist in administering benefits, travel claims and other related financial issues, and on the calculation of payments due for claims and services.
  
• Other administrative and financial duties requested by Deputy 4 to support the implementation of programs and activities.
  

Tugas dan tanggung jawab
Di bawah panduan umum  Deputi Penelitian dan Pengembangan (Deputi 4), BRG dan manajemen Kepala Unit Dukungan Pelaksanaan/Implementation Support Unit (ISU) UNOPS, kandidat bertanggung jawab untuk:

• Membantu persiapan kegiatan di bawah BRG-REF, termasuk tetapi tidak terbatas pada bahan draft dan laporan proyek:

• Membantu mengkoordinasikan kegiatan dan proses dengan UNOPS dan pemasok/penyedia layanan UNOPS
  
• Memberikan dukungan kepada Deputi 4 dalam mengelola jadwal dan kebutuhan manajemen untuk memenuhi agenda yang dimaksud
  
• Membantu Deputi 4 untuk mengatur pertemuan dengan mitra sesuai dengan prosedur protokol untuk Deputi (setara eselon I)
  
• Memberikan dukungan administratif dalam hal-hal yang berkaitan dengan proyek, termasuk korespondensi bisnis, kontrak, pemesanan perjalanan, visa, akomodasi, dan lainnya
  
• Menyediakan matriks perjalanan khusus untuk Deputi 4 pada setiap perjalanan dinas resmi
  
• Membantu membentuk tim untuk bantuan perjalanan untuk Deputi 4
  
• Memberikan bantuan dalam tugas-tugas keuangan yang terkait dengan BRG-REF, termasuk tetapi tidak terbatas pada mempersiapkan permintaan pembayaran; memberikan informasi untuk laporan tentang status keuangan, biaya dan pengeluaran
  
• Membantu dalam mengelola tunjangan, klaim perjalanan dan masalah keuangan terkait lainnya, dan pada perhitungan pembayaran yang jatuh tempo untuk klaim dan layanan
  
• Tugas administrasi dan keuangan lainnya yang diminta oleh Deputi 4 untuk mendukung pelaksanaan program dan kegiatan
  

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion. Memperlakukan semua orang dengan rasa hormat; peka dalam menanggapi perbedaan, dan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama.  Menjunjung tinggi norma organisasi dan kode etik.  Mempertahankan standar kejujuran yang tinggi.  Menjadi teladan dalam keberagaman dan inklusi.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles. Memberi teladan yang baik untuk menumbuhkan semangat tim. Berkolaborasi dan mendukung perkembangan orang lain. Khusus manajer personalia: Memberi teladan kepemimpinan yang baik, memotivasi, mengarahkan, dan menginspirasi orang lain untuk menjadi sukses dengan gaya kepemimpinan yang sesuai.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role). Memahami pengaruh perannya terhadap para mitra dan selalu mengutamakan penerima manfaat akhir. Membangun dan memelihara hubungan eksternal yang kuat dan menjadi mitra yang kompeten (jika relevan dengan peran yang diemban).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries. Melakukan tindakan yang sesuai secara efisien untuk diri sendiri dan/atau orang lain guna mencapai tujuan. Mengambil tindakan untuk sepenuhnya menunaikan tugas dengan tetap mempertimbangkan kualitas di semua sektor. Pandai melihat peluang dan mampu menindaklanjutinya.  Memahami bahwa penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab akan memaksimalkan dampak terhadap penerima manfaat.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements. Terbuka pada perubahan dan fleksibel dalam lingkungan yang dinamis. Menerapkan pendekatan yang efektif sesuai dengan perubahan kondisi atau kebutuhan. Mampu belajar dari pengalaman dan bersikap lebih baik. Memiliki kinerja yang konsisten sekalipun berada di bawah tekanan. Terus melakukan peningkatan.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving. Mampu mengevaluasi data dan tindakan agar dapat mengambil keputusan yang logis dan pragmatis.  Melakukan pendekatan yang rasional dan adil dengan memperhitungkan risiko. Menerapkan inovasi dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah.

Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground. Menyampaikan ide dan fakta secara jelas, singkat, dan terbuka.  Pola komunikasi menunjukkan kepekaan terhadap perasaan dan kebutuhan orang lain. Mampu mendengarkan secara aktif dan membagikan pengetahuan secara proaktif. Menyelesaikan perselisihan secara efektif dengan mengatasi perbedaan pendapat dan mencapai mufakat.

Education/Experience/Language requirements

Education:

• High School Diploma in Social Science or related field minimum of 4 (four) years of work experience in the field of secretarial or project administration or other related fields.
  
• Bachelor Degree level in the field of Business Administration, Management, Agribusiness Management, Resource Management or related fields with some relevant experience may be considered in lieu of four years of relevant experience.
  
• High School diploma with 50% reduced years of required experience may be considered for qualified female applicants.
  

Experience:

• Experience as an Executive Secretary is an asset;
  
• Experience in assisting for project management is preferred;
  
• Experience in project related to peatland restoration is an advantage;
  
• Preferably have good competence in the digital field (MS Office);
  
• Preferably have good communication skills and can cooperate in teams;
  
• Having experience working at the previous UN is an asset.
  

Language:

• Intermediate level in English and fluency in Indonesia Language is required. Indonesian language includes "Bahasa"

Pendidikan:

• Diploma Sekolah Menengah dalam Ilmu Sosial atau bidang terkait minimal 4 (empat) tahun pengalaman kerja di bidang kesekretariatan atau administrasi proyek atau bidang terkait lainnya
  
• Tingkat Sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Manajemen Agribisnis, Manajemen Sumber Daya atau bidang terkait dengan beberapa pengalaman yang relevan dapat dipertimbangkan sebagai pengganti empat tahun pengalaman yang relevan
  
• Pelamar wanita yang memenuhi kualifikasi dan telah menyelesaikan pendidikan di sekolah menengah dapat dipertimbangkan untuk pengurangan 50% dari persyaratan pengalaman kerja.
  

Pengalaman:

• Pengalaman sebagai Sekretaris Eksekutif adalah aset;
  
• Pengalaman dalam membantu manajemen proyek lebih disukai;
  
• Pengalaman dalam proyek terkait dengan restorasi lahan gambut adalah keuntungan;
  
• Lebih disukai memiliki kompetensi yang baik di bidang digital (MS Office);
  
• Lebih disukai memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan dapat bekerja sama dalam tim;
  
• Memiliki pengalaman bekerja di UN sebelumnya adalah aset.
  

Bahasa:

• Wajib memiliki kemampuan Bahasa Inggris level menengah dan fasih berbahasa Indonesia.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual contractor Agreement (LICA)
Jenis kontrak: Perjanjian Kontraktor Perorangan Lokal
Contract level: ICS-4 (LICA-4)
Level kontrak: ICS-4 (LICA-4)
Contract duration: Seven (7) months with possibility of extension.
Durasi kontrak: Tujuh (7) bulan dengan kemungkinan diperpanjang.

This position is based in family duty station.
Posisi ini merupakan posisi berbasis family duty station.


For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
Untuk detail lebih lanjut tentang modalitas kontrak ICA, silakan ikuti tautan ini:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Additional Considerations

• This is a local position, therefore only nationals of duty station or applicants who are legally entitled to be employed in the duty station will be considered.
• Please note that the closing date is midnight Copenhagen time.
• Applications received after the closing date will not be considered.
• Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
• The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.  

It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns.
Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.

Work life harmonization - UNOPS values its people and recognizes the importance of balancing professional and personal demands. We have a progressive policy on work-life harmonization and offer several flexible working options. This policy applies to UNOPS personnel on all contract types

Female candidates are strongly encouraged to apply.