TOR: Mid Term Evaluation YEE Accemture Project - Plan Indonesia

Term of Reference

Mid Term Evaluation

YEE Accenture Project

 

I.            Background (Latar Belakang Evaluasi Program)

A.      Profil singkat Plan Indonesia

Plan Indonesia adalah organisasi internasional pengembangan masyarakat dan kemanusiaan yang berpusat pada pemenuhan hak-hak anak. Program sponsorship anak merupakan dasar organisasi yang mengawali kegiatan Plan di Indonesia pada tahun 1969.

Saat ini Plan bekerja di 4 propinsi (Jakarta, Jawa Tengah, Nusa Tengara Barat dan Nusa Tenggara Timur) dan memberikan manfaat kepada 55.000 anak dan lebih dari 400 komunitas. Program Plan Indonesia meliputi:

·           Asuhan dini tumbuh kembang anak (Adituka) atau Early Childhood Care and Development

·           Air Bersih, Sanitasi dan Kebersihan atau Water, Sanitation and Hygiene (WASH)

·           Perlindungan Anak atau Child Protection (CP)

·           Manajemen Bencana atau Disaster Risk Management (DRM)

·           Pemberdayaan Ekonomi Kaum Muda atau Youth Economic Empowerment (YEE)

 

B.      Profil singkat project

Saat ini Plan Indonesia mengimplementasikan beberapa program Pemberdayaan Ekonomi Kaum Muda atau Youth Economic Empowerment (YEE) di beberapa wilayah. Salah satunya adalah project YEE yang didanai oleh Accenture dari Belanda yang diimplementasikan untuk wilayah Rembang dan Surabaya Raya. Project ini akan dilaksanakan dalam tiga tahun, dimulai pada Juni 2012 sampai dengan Mei 2015.

 

Program YEE memberikan kesempatan kepada kaum muda untuk menjadi pekerja atau wirausaha. Bagi yang memilih dunia kerja, Plan Indonesia akan memfasilitasi pelatihan sebagai persiapan ke dunia kerja dan pelatihan teknik kejuruan (Technical Vocational and Educational Training/TVET). Bagi mereka yang memilih menjadi wirausaha, akan diberikan pelatihan dan pengembangan kewirausahawan (Micro Entreprise Development/ MED) serta akses jasa ke keuangan mikro. Disamping mendapatkan pelatihan bidang kejuruan atau pun wirausaha, setiap peserta terlebih dahulu akan dibekali dengan pelatihan dasar (Basic Training) yang materinya adalah tentang kecakapan hidup / life skill, kesadaran gender dan pendidikan pengelolaan keuangan/ financial education. Kriteria kaum muda yang dapat memanfaatkan program ini adalah sbb :

-         Jenis kelamin perempuan dan laki – laki (target 80% pemanfaat program adalah perempuan)

-          Usia 15 – 29 tahun

-          Maksimal pendidikan adalah tamatan SMA 

-          Sedang tidak bekerja atau bekerja di sektor informal

-          Diutamakan berasal dari keluarga yang kurang beruntung

 

Project ini menerapkan strategi kemitraan. Ada 4 lembaga mitra yang bekerjasama sebagai implementor program: Magistra Utama untuk mitra TVET dan MED di Rembang, Kadin Jatim untuk TVET wilayah Surabaya Raya, Sahabat UKM untuk MED dan lembaga microfinance di Surabaya Raya, dan Komida (Koperasi Mitra Dhuafa) untuk lembaga microfinance di wilayah Rembang .

 

C.      Kepentingan melakukan evaluasi didalam program

Mid-term evaluation dilakukan untuk mengidentifikasi apakah dalam setiap tahapan program (sosialisasi, rekrutmen, pelatihan dan penempatan kerja atau pendampingan wirausaha) sudah menjembatani kebutuhan kaum muda (terutama perempuan) dalam menghadapi dunia kerja sesuai dengan minat dan kemampuannya dan menjawab kebutuhan tenaga kerja bagi perusahaan ataupun pengembangan usaha kecil  serta mengukur efektivitas  dan relevansi  project YEE yang sudah berjalan 1,5 tahun.

D.      Stakeholder kunci dan tim program yang terlibat dalam evaluasi

Stakeholder kunci terdiri atas kaum muda yang menjadi target, mitra pelaksana, pemerintah, perusahaan dan orang tua asuh. Tim yang terlibat dalam evaluasi adalah Tim YEE Project Accenture, PME dan Lembaga Konsultan pelaksana survey. Tim YEE berperan mengawal dan mendampingi  persiapan sampai dengan pelaksanaan penelitian, dan pelaporan. Tim PME terlibat dalam proses seleksi konsultan, memastikan desain penelitian sudah memenuhi kebutuhan dan sesuai dengan policy MER serta pendampingan dalam tahap implementasi untuk mengontrol kualitas data yang masuk. Sedangkan lembaga konsultan berperan untuk melaksanakan pengumpulan data, analisis data dan pelaporan.  

 

II.            Evaluation Objective (Tujuan Evaluasi)

Tujuan survey ini adalah untuk mengukur tingkat pencapaian program yang sudah berjalan apakah sudah sesuai dengan objektif yang sudah ditentukan di dalam kerangka kerjanya dengan mengukur  aspek: (1) equality dan non-diskriminasi (2) partisipasi (3) efektifitas (4) relevansi

·      Equality dan non-diskriminasi

-          Apakah program sudah menjangkau target populasi sesuai kriteria yang sudah ditentukan?

-          Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian target 80 % peserta perempuan?

-          Apakah program sudah mengakomodasi kaum muda yang kurang beruntung /marginalized youth dari sisi tingkat pendidikan, ekonomi serta akses ke informasi & kesempatan bekerja?

-          Apakah program berkontribusi pada upaya untuk mengurangi diskriminasi yang dialami oleh peserta program di dalam memperoleh kesempatan kerja atau pun mengembangkan usaha?

-          Mekanisme apa yang telah dikembangkan oleh program untuk mengurangi diskriminasi?

-          Bagaimana efektivitas PPI (Progres Out of Poverty Index) di dalam menseleksi calon penerima manfaat?

-          Apakah kelompok ‘excluded’ sudah dijangkau oleh program? Bila belum, apa rekomendasi dari konsultan untuk menjangkau kelompok excluded dan bagaimana membuat kriteria kelompok excluded

·      Partisipasi

-          Apakah stakeholder terlibat dalam siklus atau implementasi program? Peran apa yang dimainkan oleh masing-masing stakeholder?

-          Bagaimana tingkat keterlibatan stake holder yang sudah terjadi, apakah sudah sesuai dengan objektif yang ada?

·      Efektifitas (Effectiveness)

efektifitas, itu untuk mengetahui secara lebih pasti capaian result dari project YEE Rembang dan Surabaya Raya saat ini, (apakah capaiannya sesuai target atau justru tidak sesuai target), hasilnya akan dijadikan sebagai rekomendasi didalam menentukan aksi dan strategi dalam pencapaian project.

Key question yang digunakan adalah :

-          Identifikasi gap antara program framework dan implementasi, serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kualitas program. Diantaranya masukan tentang strategi dan intervensi apa yang bisa digunakan dalam rangka menjawab kesenjangan yang ada.  

-          Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian sesuai kerangka kerja logis dari sisi tahapan perekrutan, pelatihan, serta penempatan kerja atau pengembangan wirausaha?      

-          Apakah strategi program yang sudah dilaksanakan sudah efektif mendukung pencapaian objective? Apakah program menggambarkan penggunaan paling efektif dari input kita?

 

·      Relevansi (Relevancy) :

Untuk mengetahui sejauh mana design program sudah tepat di dalam membantu kaum muda, terutama perempuan, untuk mendapatkan decent work atau pun mengembangkan usaha kecil.

Key question yang digunakan adalah :

-          apakah dalam setiap tahapan program (sosialisasi, rekrutmen, pelatihan dan penempatan kerja atau pengembangan wirausaha) sudah menjembatani kebutuhan kaum muda, terutama perempuan, untuk memasuki dunia kerja atau membangun usaha?

-          Apakah kualifikasi yang diperoleh dari pelatihan sudah menjawab kebutuhan perusahaan?

-          Apakah tahapan kegiatan yang dilakukan sudah konsisten dengan policy, prioritas dan objective program?

 

III.            Evaluation Methodology (Metodologi Evaluasi)

Konsultan harus dapat mengusulkan metodologi yang terbaik untuk midterm evaluation ini sesuai dengan TOR ini. Survey ini akan meliputi semua kegiatan di tempat proyek YEE di Rembang dan Surabaya Raya berlangsung. Koordinasi dengan progam tim YEE, Progam Unit Manager Rembang dan staf-nya harus terus dilakukan oleh konsultan

Tata cara yang digunakan dalam melakukan kegiatan evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dari evaluasi, metodologi mencakup :

·      Teknik pengumpulan data

Selama survey, konsultan diharapkan menerapkan pendekatan sebagai berikut untuk pengumpulan dan analisa data:

-       Desk review atas dokumen terkait

-       Briefing session dengan tim YEE dan PME Plan

-       Survey menggunakan kuesioner dengan anak muda, keluarga, masyarakat, perusahaan, mitra dan pemerintah

-       Focus Group Discussions dengan anak muda , perusahaan, mitra program YEE, dsb.

-       Separate Consultations dan mungkin Observation harus dilakukan dengan anak muda dan perusahaan Key Informant Interviews melalui in-depth interview dengan pihak-pihak lain yang terseleksi seperti aparat pemerintah daerah/desa, dsb.

-       Field visits ke wilayah tempat program berlangsung dan ke perusahaan yang menempatkan peserta Program YEE

-       De-briefing dengan staf program YEE dan PME Plan Indonesia

·      Responden utama dalam evaluasi

-       Kaum muda yang masuk kriteria target, baik yang sudah memanfaatkan maupun yang belum/menyatakan tidak minat ikut program YEE

-       Mitra pelaksana

-       Perusahaan tempat penempatan kerja kaum muda pemanfaat program YEE

-       Orang tua Asuh (pendamping wirausaha untuk peserta MED)

-       Pemerintah

-       stake holder terkait (Kadin Rembang, Apindo, Provider TVET, misalnya provider training menjahit sepatu untuk Surabaya)

 

IV.            Consultant scope of work

Konsultan diharapkan untuk dapat mengelola tim survei dalam segala hal dan berkoordinasi serta berkomunikasi dengan Plan Indonesia, termasuk:

·      Penyusunan Proposal penelitian lengkap

·      Merekrut, melatih dan mengelola tim survei, termasuk enumerator

·      Mengajukan usulan instrumen survei dan mendiskusikannya dengan Plan Indonesia

·      Menguji usulan instrumen dan metodologi survei (serta hal-hal teknis lain dari survey yang akan dilakukan) dan memperbaikinya kemudian setelah diuji (dengan berkordinasi dengan Plan Indonesia)

·      Membuat sistem dan manajemen entry data

·      Bertanggungjawab untuk kegiatan pengumpulan data di lapangan

·      Manajemen data (verifikasi data, kompilasi data, entri data sampai dengan data analysis)

·      Membuat laporan sesuai dengan standar pelaporan Plan Indonesia

·      Melakukan supervisi atas implementasi survei lapangan

·      Bertanggung jawab untuk melakukan seluruh kegiatan lapangan, termasuk persiapan logistik,

·      mendapatkan persetujuan individu, keluarga dan masyarakat target survei

·      Berkoordinasi dengan Plan PU Rembang dalam pelaksanaan survei lapangan

·      Mengumpulkan, mengkompilasi, menganalisa dan membuat laporan atas hasil survei (termasuk semua temuan dan data statistik)

 

V.            Deliverables/hasil yang diharapkan

Konsultan diharapkan menghasilkan dan menyampaikan output dan laporan kepada Plan Indonesia sebagai berikut:

·      Desain/protokol evaluasi yang mencakup metodologi, instrumen dan juga tata cara pengumpulan data untuk didiskusikan dan disepakati (sebelum dilakukannya kegiatan lapangan)

·      Mempersiapkan draft laporan 7-10 hari setelah pengumpulan data dan mempresentasikan draft laporan tersebut kepada Plan Indonesia utnuk didiskusikan dan dimintakan tanggapan dari Plan Indonesia

·      Menyelesaikan laporan final dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (softcopy dan hardcopy) dan menyerahkannya kepada Plan Indonesia setelah menerima feedback final dari Plan Indonesia dalam kurun waktu 2 minggu

·      Hardcopy kuesioner (apabila diperlukan)

·      Ringkasan eksekutif (maksimal 5 halaman) atas hasil survey dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia

·      Hard copies dari questionnaires yang telah diisi (jika ada), transkrip dan daftar hadir atas diskusi dan interview

 

VI.            Timeline (Jadwal Tentatif)

Untuk tahap konsultasi penyusunan draft TOR sampai dengan penentuan konsultan survey ditargetkan selesai pada awal Minggu V Januari, untuk tahapan pelaksanaan survey dengan konsultan sbb :

 

No	Kegiatan	Waktu
1	Jadwal desk review dengan Plan Indonesia (termasuk finalisasi tools dan rencana kerja pengumpulan data)	Minggu I Februari
2	Jadwal rekrutmen dan pelatihan enumerator	Minggu II Februari
3	Jadwal pengambilan data di lapangan	Minggu III – IV Februari
4	Jadwal data entri dan data analysis	Minggu I Maret
5	Jadwal penyiapan draft report dan presentasi kepada Plan Indonesia	Minggu II Maret
6	Jadwal (batas waktu) pembuatan laporan final dan penyerahan hardcopy laporan kepada Plan Indonesia	Minggu III Maret

 

 

VII.            Laporan Evaluasi

Laporan harus dibuat dalam Bahasa Inggris (dengan translasi dalam Bahasa Indonesia untuk laporan final) dan mencakup bagian-bagian sebagai berikut:

·      Ringkasan Eksekutif / Executive Summary

·      Latar Belakang / Background)

·      Tujuan Penelitian

·      Metodologi dan keterbatasan penelitian

·      Hasil penemuan dan analisa

·      Kesimpulan dan rekomendasi

·      Lampiran (kuesioner, notulensi dan daftar hadir FGD)

 

VIII.            Ethical & Child Protection Statements

Pelaksanaan kegiatan mid term evaluation ini harus sesuai dengan kaidah kebijakan  perlindungan anak Plan Indonesia

                                                                                                                                      

IX.            Team Qualification (Kualifikasi tim)

Konsultan yang tertarik mengajukan proposal survey ini harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Memiliki komposisi konsultan yang berimbang dari segi akademis, pengetahuan, pengalaman, serta manajemen survei dalam proyek-proyek terkait

2. Berpengalaman dalam mengelola survei yang besar dalam konteks program pembangunan masyarakat

3. Pemahaman dan sensitifitas atas keberagaman budaya, tradisi dan bahasa dari masyarakat di lokasi yang akan di survei.

                                                     

X.            Proposal Submission Protocol (Prosedur pengiriman proposal)

Tahap Pertama: Konsultan yang berminat dapat menyampakan surat pernyataan minat kepada: Ginanjar Marthia [HRD - Plan Indonesia] Plan Indonesia, dengan alamat e-mail Ginanjar.Marthia@plan-international.org dan tembusan  (cc) ke Hery Nahampun [Departemen PME - Plan Indonesia] dengan alamat email : Hery.Nahampun@plan-international.org. Sebelum jam 5 sore tanggal 31 Januari 2014 dengan dilampirkan dokumen sebagai berikut:

1. Profil organisasi (bila konsultan adalah organisasi) atau biodata konsultan (bila konsultan adalah individu)

2. Proposal yang yang mencakup :

A.        Background

B.        Methodology & Statement of Work (Metode)

·      Teknis pengambilan data, mencakup :

ü  Pendekatan yang digunakan (kuantitatif/kualitatif)

ü  Sampling frame (mencakup sampling size)

ü  Instrumen/tools yang akan digunakan

·      Teknis management data/pengolahan data, tata cara pengolahan data, mencakup :

ü  Data verifikasi

ü  Data entry

ü  Data cleaning

ü  Data analysis, mencakup :

v  Analysis apa yang akan digunakan

v  Software yang digunakan dalam menganalysis data

·            Teknis pelaporan

C.      Timeline (Jadwal tentatif)

D.      Tim peneliti

E.       Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi

 

Tahap Kedua: Berdasarkan proposal yang masuk, Plan Indonesia akan melakukan shortlisting kandidat konsultan yang kemudian akan diminta untuk mempresentasikan proposalnya. Setelah itu, Plan Indonesia akan melakukan pemilihan konsultan dan membuat perjanjian dengan konsultan terpilih.

Hanya konsultan yang ter-shortlisted dan terpilih yang akan kami hubungi.

 

Selama kegiatan evaluasi, konsultan akan berkomunikasi intens dengan pihak Plan Indonesia (Program/project Manager dan PME) dimulai dari perencanaan kegiatan evaluasi, penyusunan instrumen, sampai dengan pelaporan.