Dear DevJobsIndo Moderator,
Kindly post the below vacancy on DevJobsIndo mailing list.
Thank you for your cooperation.
Kind regards,
Ester L. Hutabarat
"Stand up for what you believe in, even if you stand alone!"
------------------------------ ------------------------------ ------------------------------ ------------------------------ ------------------------------ --------------------------
TERMS OF REFERENCE: FACILITY OFFICER
Ester L. Hutabarat
"Stand up for what you believe in, even if you stand alone!"
------------------------------
TERMS OF REFERENCE: FACILITY OFFICER
Melapor Kepada: AIFDR-CDSP
Operational and Institutional Manager untuk UPT BNPB Regional Sumatera
Relasi Utama: Kasi
Logistik BPBD Sumatera Barat, Kasi Kedaruratan BPBD Sumatera Barat dan
Kontraktor AusAid (MPPID, FAB, HK Logistics and ISS)
Relasi Lainnya: Lembaga-lembaga di Sumatera yang
berkepentingan dalam program PRB dan PB di Sumatera
Durasi Kerja: Sampai dengan Juni 2015, dengan
kemungkinan untuk perpanjangan
Lokasi Kerja: UPT
BNPB Regional Sumatera, Padang
FACILITY
OFICER
Facility
Officer akan
bertanggung jawab untuk memastikan seluruh aspek pelayanan UPT dilaksanakan
dengan standard yang telah ditetapkan dan memonitor kegiatan harian di dalam
lingkup UPT BNPB Regional Sumatera.
Timeframe
Hingga akhir Juni 2015 dengan
kemungkinan perpanjangan.
Kompetensi
Yang Diharapkan
1. Memiliki pengalaman bekerja di
bidang pelayanan publik.
2. Memiliki kapasitas untuk
membangun dan membina hubungan yang baik dengan Pemerintah maupun
lembaga-lembaga lain.
3. Memiliki kemampuan untuk
memonitoring sebuah fasilitas
4. Berpengalaman dalam mengelola
keuangan, termasuk di dalamnya adalah cash
flow, dokumentasi dan pelaporan.
5. Mampu berkomunikasi dengan amat
baik, lisan maupun tulisan
6.
Memiliki kemampuan
berbahasa inggris dan ketrampilan komputer MS Office yang baik ( MS word, excel,
power point)
Tugas dan Tanggung Jawab
Manajemen Fasilitas dan
Perawatan Gedung:
1. Menjadi penghubung dengan pihak-pihak terkait sehubungan dengan
penggunaan fasilitas pelatihan UPT BNPB Regional Sumatera, termasuk didalamnya
adalah jadwal, peralatan dan dokumen pendukungnya.
2. Memastikan seluruh fasilitas UPT BNPB Regional Sumatera Barat
terawat sesuai dengan standar yang diinginkan
3. Menjadi penghubung dengan kontraktor yang mengelola kebersihan
untuk memastikan standar kebersihan dan kesehatan
4. Berkoodinasi dengan Tim Mechanical & Electical, mengorganisir
perawatan dan perbaikan
5. Berkoordinasi dengan kontraktor untuk memastikan perawatan dan
perbaikan dilakukan sesuai dengan jadwal dan kebutuhan.
Keuangan:
1. Mempersiapkan pembayaran dengan
proses dokumentasi yang benar dan tepat.
2. Pembayaran transaksi harian,
dengan berkoordinasi dengan HKL Jakarta untuk proses transfer dan
rekonsiliasinya
3. Berkoordinasi dengan HKL
Jakarta untuk pembayaran tagihan rutin (Telepon, internet, air dan listrik)
4. Melengkapi dan mengirimkan
semua dokumen-dokumen yang perlu untuk proses klaim reimbursement dan melakukan cross-check
setelahnya
5. Mempersiapkan laporan keuangan bulanan
/ kuartal dan pencatatan balance keuangan
UPT.
6. Membantu proses administrasi
pembayaran gaji.
7. Tugas-tugas keuangan lainnya
bila dibutuhkan
Fungsi
Dasar Administrasi:
1. Manajemen
dokumen/surat keluar-masuk
2. Mengorganisir sistem
pendokumentasian kegiatan
3. Mengatur jadwal pertemuan dan
membantu pembuatan agenda, minute meeting
dan laporan
Personaliti
Yang Diharapkan
Sangat penting bahwa Facility Officer mampu menciptakan hubungan
kerja yang efektif dengan para pemangku kepentingan terkait, termasuk
didalamnya adalah pejabat pemerintahan. Hal ini membutuhkan suatu pendekatan
dan kecakapan khusus seperti:
1. Mendemonstrasikan kemampuan untuk membangun pendekatan yang baik
dan berbagi visi dengan semua pihak, sembari mengawasi kegiatan harian di dalam
UPT BNPB Regional Sumatera.
2. Mampu bekerja dengan prinsip-prinsip baik, termasuk didalamnya
adalah keterbukaan, koperatif, fokus terhadap pencapaian yang lebih besar dan
mampu menangani konflik ringan dengan cara yang tepat dan membangun.
3. Sensitif dan memahami kultur lokal.
4. Fleksibel, responsif, disiplin dan sabar.
5. Mampu bekerja dengan tenggat waktu.
6. Mampu bekerja perorangan maupun tim.
7. Menaruh perhatian pada detil.
Kualifikasi
dan Latar Belakang
1. Minimal D3 Manajemen / Ilmu Komunikasi atau displin ilmu lain yang
relevan.
2. Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam pelayanan publik.
3. Lebih diutamakan bila mempunyai pengalaman bekerja dengan NGO
dan/atau mengelola sebuah fasilitas publik.
Kirim surat
lamaran anda beserta CV ke projectmanagercdsp@ hklogistics.com.au dan cc ke konsultanlogistik@gmail.com,
paling lambat tanggal 20 Februari 2015 pukul 17.00 WIB.
Hanya kandidat yang lolos
seleksi yang akan dipanggil untuk proses selanjutnya.
No comments:
Post a Comment