Plan International Indonesia Kerangka Acuan Mid-Term Evaluation Urban Safe School Jakarta

Plan International Indonesia

Kerangka Acuan

Mid-Term Evaluation

Urban Safe School Jakarta

 

 

 

I.            Background (Latar Belakang Evaluasi Program)

 

A.       Profil singkat Plan International Indonesia

Plan International Indonesia adalah organisasi internasional pengembangan masyarakat dan kemanusiaan yang berpusat pada pemenuhan hak-hak anak. Program sponsorship anak merupakan dasar organisasi yang mengawali kegiatan Plan International di Indonesia pada tahun 1969.

Saat ini Plan bekerja di 4 propinsi (Jakarta, Jawa Tengah, Nusa Tengara Barat dan Nusa Tenggara Timur) dan memberikan manfaat kepada sekitar 55.000 anak dan lebih dari 400 komunitas. Program Plan International Indonesia meliputi:

·            Asuhan dini tumbuh kembang anak (Adituka) atau Early Childhood Care and Development

·            Air Bersih, Sanitasi dan Hygiene  atau Water, Sanitation and Hygiene (WASH)

·            Perlindungan dan Partisipasi Anak atau Child Protection and Participation (CPP)

·            Manajemen Bencana atau Disaster Risk Management (DRM)

·            Pemberdayaan Ekonomi Kaum Muda atau Youth Economic Empowerment (YEE)

 

B.       Profil singkat project

Saat ini Plan International Indonesia mengimplementasikan proyek sekolah aman di 22 sekolah di Jakarta Barat dan Jakarta Timur melalui mitra implementasi, yaitu: Yayasan Tanggul Bencana Indonesia (YTBI), dan Community Preparedness (Compres) Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Proyek 3 tahun (2013-2016) ini telah memasuki tahun kedua (2015).

 

Tujuan umum Proyek ini adalah Meningkatkan akses kepada sekolah aman dan lingkungan belajar yang baik bagi anak dalam lingkungan kota yang rentan bencana. Dengan target penerima manfaat sebagai berikut:

·         Siswa Sekolah Dasar 6000 orang

·         Guru Sekolah Dasar 200 orang

·         Tokoh lokal, staf dinas pendidikan, dan praktisi PRB 50 orang

·         Masyarakat 15.000 orang

 

Beberapa kegiatan yang telah dilakukan selama 2 tahun adalah:

1.       Pelatihan Pengurangan Resiko Bencana (PRB) dan sekolah aman untuk siswa, guru, komite sekolah dan masyarakat

2.       Pemetaan kapasitas, ancaman dan kerentanan di masing masing sekolah

3.       Pembuatan rencana aksi dan rute evakuasi sekolah

4.       Simulasi bencana

5.       Pembuatan materi informasi pembelajaran PRB

6.       Pembentukan tim siaga sekolah

7.       Penilaian struktur bangunan sekolah

8.       Kunjungan belajar ke sekolah lain

9.       Penelitian tentang sekolah aman perkotaan

10.    Berbagi pengalaman di level nasional dan internasional tentang sekolah aman perkotaan

 

Sekolah yang terpilih mengikuti proyek ini telah melalui proses seleksi awal dengan menggunakan rekomendasi dari Dinas Pendidikan, dari 42 sekolah yang diajukan ada 22 sekolah yang terpilih, adapun kriteria tersebut:  

 

1.       Sekolah yang berada pada wilayah rawan bencana menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB)

2.       Sekolah yang memiliki keterbatasan dalam mekanisme kesiapsiagaan bencana

3.        Sekolah yang memiliki komitmen yang kuat untuk proyek ini

4.       Sekolah yang telah mengalami bencana dalam 5 tahun kebelakang atau berpotensi terkena bencana

5.       Sekolah yang belum menerima proyek yang sama sebelumnya dari lembaga manapun

6.        Mendapat dukungan/rekomendasi dari Dinas Pendidikan DKI Jakarta

 

 

C.       Kepentingan melakukan evaluasi program

Memasuki tahun ke-2 dari implementasi program, maka Plan bermaksud untuk melakukan Mid-term evaluation untuk mengukur sejauh mana proyek ini mencapai tujuan-tujuannya, mengidentifikasi apakah strategi atau pendekatan yang dilakukan oleh proyek sudah relevan dalam mencapai tujuan dan juga mengidentifikasi apakah proyek sekolah aman ini relevan dengan kebutuhan sekolah (dalam hal ini) untuk saat ini.

 

Secara umum mid-term evaluasi dilakukan untuk bisa mengidentifikasi apakah dalam setiap tahapan program (perencanaan, implementasi, dan  kemitraan) telah berjalan dengan baik. Sehingga ketika evaluasi ini selesai dilaksanakan, maka pelaksana program dalam hal ini akan dapat memperoleh masukan yang komprehensif baik terhadap proses ataupun pendekatan yang perlu untuk dilakukan dalam upaya mencapai tujuan-tujuan proyek.

 

 

D.       Stakeholder kunci dan tim program yang terlibat dalam evaluasi

Selama proses evaluasi berlangsung, akan melibatkan pihak-pihak terkait, dalam hal ini Stakeholder kunci yang terdiri atas

1.       Anak sekolah dasar kelas 3, 4, 5.

2.       Guru

3.       Kepala sekolah

4.       Komite sekolah

5.       Dinas Pendidikan DKI Jakarta

6.       Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DKI Jakarta

7.       Mitra implementasi (YTBI & LIPI)

 

 

II.            Evaluation Objective (Tujuan Evaluasi)

Tujuan midterm evaluasi ini adalah untuk mengukur tingkat pencapaian program yang sudah berjalan, apakah sudah sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan di dalam kerangka kerjanya dengan mengukur  aspek: (1) equality dan non-diskriminasi (2) partisipasi (3) efektifitas (4) relevansi

·       Equality and non-discrimination

-          Apakah program sudah menjangkau target populasi sesuai kriteria yang sudah ditentukan?

-          Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian target 20 sekolah memiliki rencana aksi untuk sekolah aman?

-          Apakah program sudah mengakomodasi keterlibatan  anak laki-laki dan perempuan? Apakah program sudah mengakomodasi sekolah yang yang di daerah miskin dan anak-anak yang termarjinalisasi? Mekanisme kordinasi seperti apa yang telah dikembangkan oleh sekolah dalam mencapai sekolah aman?

-          Bagaimana efektivitas tim siaga bencana disetiap sekolah?

-          Apakah kelompok ‘excluded’ sudah dijangkau oleh program? Bila belum, apa rekomendasi yang diperlukan untuk menjangkau kelompok excluded?

 

·       Partisipasi

-          Apakah stakeholder (Anak sekolah dasar kelas 3, 4, 5, guru, kepala sekolah, komite sekolah, Dinas Pendidikan DKI Jakarta, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DKI Jakarta, Mitra implementasi (YTBI & LIPI) terlibat dalam siklus atau implementasi program? Peran apa yang dimainkan oleh masing-masing stakeholder?

-          Apakah keterlibatan stakeholder memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan-tujuan proyek?

-          Bagaimana peran dan keterlibatan anak-anak sekolah selama ini? Bagaimana kontribusinya dalam pencapaian sekolah aman?

 

·       Efektifitas (Effectiveness)

Efektifitas, diukur untuk mengetahui secara lebih pasti capaian  dari urban safe school  Jakarta saat ini, (apakah capaiannya sesuai target atau justru tidak sesuai target), hasilnya akan dijadikan sebagai rekomendasi didalam menentukan aksi dan strategi dalam pencapaian project.

Beberapa aspek yang akan dilihat adalah :

-          Gap antara program framework dan implementasi, serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kualitas program. Diantaranya masukan tentang strategi dan intervensi apa yang bisa digunakan dalam rangka menjawab kesenjangan yang ada.  

-          Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian target yang telah ditetapkan sesuai kerangka kerja logis yang telah disepakati dengan mitra pelaksana?      

-          Apakah strategi program yang sudah dilaksanakan sudah efektif mendukung pencapaian objective? Apakah program menggambarkan penggunaan paling efektif dari input kita?

 

·       Relevansi (Relevancy) :

Untuk mengetahui sejauh mana design program sudah tepat di dalam membantu anak sekolah terutama anak sekolah dasar kelas 3,4,5 untuk mendapatkan pengetahuan mengenai sekolah aman?.

Key question yang digunakan adalah :

-          apakah dalam setiap tahapan program (sosialisasi, pelaksanaan, pelatihan dan implementasi kegiatan di masing-masing sekolah, monitoring & evaluasi) sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam kerangka logis yang telah disepakati?

-          Apakah tim siaga yang dibentuk telah berjalan dengan baik? Apakah setiap sekolah telah memiliki rencana aksi atau rencana kesiapsiagaan menghadapi bencana?

-          Apakah adanya dukungan dari pihak terkait (Dinas Pendidikan, jaringan, dll)

-          Apakah tim siaga bencana telah memiliki pengetahuan yang cukup tentang sekolah aman?

 

III.            Evaluation Methodology (Metodologi Evaluasi)

Konsultan harus dapat mengusulkan metodologi yang terbaik untuk midterm evaluation ini sesuai dengan TOR ini. Survey ini akan meliputi semua kegiatan yang telah dilakukan dalam proyek ini. Koordinasi dengan Urban Safe School Coordinator, dan tim Planning & Monitoring harus terus dilakukan oleh konsultan. Tata cara yang digunakan dalam melakukan kegiatan evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dari evaluasi, metodologi mencakup :

·       Teknik pengumpulan data

Selama melakukan mid-term evaluasi, konsultan diharapkan menerapkan pendekatan sebagai berikut untuk pengumpulan dan analisa data:

-        Desk review atas dokumen terkait

-        Briefing session dengan tim Disaster Risk Management (DRM)Unit dan MER&D  Plan International Indonesia

-        Survey menggunakan kuesioner dengan guru, kepala sekolah, Dinas Pendidikan, keluarga, masyarakat, mitra implementasi.

-        Focus Group Discussions dengan anak sekolah

-        Konsultasi  dan mungkin Observasi harus dilakukan dengan anak sekolah sebagai Key Informant Interviews melalui in-depth interview dengan pihak-pihak lain yang terseleksi seperti dengan pemerintah.

-        Field/School visits ke wilayah Jakarta Timur dan Jakarta Barat, khususnya di kecamatan Palmerah, Tambora, Kembangan, Taman Sari. Dan di daerah Jakarta timur, khusunya di kecamatan: Jatinegara, dan Duren Sawit 

-        De-briefing dengan staf program DRM dan MER&D Plan International Indonesia

 

·       Responden utama dalam evaluasi

-        Anak sekolah yang masuk kriteria target

-        Mitra pelaksana (YTBI dan LIPI)

-        Kepala sekolah dan guru

-        Orang tua

-        Pemerintah (Dinas Pendidikan dan BPBD DKI)

-        stake holder terkait (Sekretariat sekolah aman, konsorsium pendidikan bencana, dsb)

 

IV.            Lingkup Kerja konsultan

Konsultan diharapkan untuk dapat mengelola tim survei dalam segala hal dan berkoordinasi serta berkomunikasi dengan Plan International Indonesia, termasuk:

·       Penyusunan proposal penelitian

·       Merekrut, melatih dan mengelola tim survei, termasuk enumerator

·       Mengajukan usulan instrumen survei dan mendiskusikannya dengan Plan Indonesia

·       Menguji usulan instrumen dan metodologi survei (serta hal-hal teknis lain dari survey yang akan dilakukan) dan memperbaikinya kemudian setelah diuji (dengan berkordinasi dengan Plan Indonesia)

·       Membuat sistem dan manajemen entry data

·       Bertanggungjawab untuk kegiatan pengumpulan data di lapangan

·       Manajemen data (verifikasi data, kompilasi data, entri data sampai dengan data analysis)

·       Membuat laporan sesuai dengan standar pelaporan Plan Indonesia

·       Melakukan supervisi atas implementasi survei lapangan

·       Bertanggung jawab untuk melakukan seluruh kegiatan lapangan, termasuk persiapan logistik,

·       mendapatkan persetujuan individu, keluarga dan masyarakat target survei

·       Berkoordinasi dengan Plan Country Office dalam pelaksanaan survei lapangan

·       Mengumpulkan, mengkompilasi, menganalisa dan membuat laporan atas hasil survei (termasuk semua temuan dan data statistik)

 

V.            Deliverables/hasil yang diharapkan

Konsultan diharapkan menghasilkan dan menyampaikan output dan laporan kepada Plan International Indonesia sebagai berikut:

·       Desain/protokol evaluasi yang mencakup metodologi, instrumen dan juga tata cara pengumpulan data untuk didiskusikan dan disepakati (sebelum dilakukannya kegiatan lapangan), dengan tetap menggunakan Knowledge, attitude, practice (KAP) survey tool yang telah dikembangkan oleh Kantor Regional Asia Plan International, dan kantor Plan Indonesia  

·       Mempersiapkan draft laporan maksimal 14 hari setelah pengumpulan data dan mempresentasikan draft laporan tersebut kepada Plan Indonesia untuk didiskusikan dan dimintakan tanggapan dari Plan Indonesia

·       Menyelesaikan laporan final dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (softcopy dan hardcopy) dan menyerahkannya kepada Plan Indonesia setelah menerima feedback final dari Plan Indonesia dalam kurun waktu 2 minggu

·       Kelengkapan laporan akhir seperti instrumen yang dipergunakan, foto kegiatan dan raw data yang digunakan untuk analisis data

·       Ringkasan eksekutif (maksimal 5 halaman) atas hasil survey dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia

·       Hard copies dari questionnaires yang telah diisi (jika ada), transkrip dan daftar hadir atas diskusi dan interview

 

 

 

VI.            Timeline (Jadwal Tentatif)

Untuk tahap konsultasi penyusunan draft TOR sampai dengan penentuan konsultan survey ditargetkan selesai pada 15 Maret 2015, untuk tahapan pelaksanaan survey dengan konsultan sbb :

No	Kegiatan	Waktu
1	Advertise	16 – 25 Feb 2015
2	Seleksi & wawancara	25-28 feb 2015
3	Proses administrasi internal Plan Indonesia	24-28 Feb 2015
4	Briefing session dengan konsultan	2-3 maret 2015
5	Implementasi	4-15 Maret 2015
6	Analisis & repotinng konsultan	15-22 Maret 2015
7	Review Internal Plan Indonesia	23-24 Maret 2015
8	Presentasi & Final feedbackdari Plan Indonesia	25-26 Maret 2015
9	Final Report dalam bahasa & English	27-28 Maret 2015

VII.            Laporan Evaluasi

 

Laporan harus dibuat dalam Bahasa Inggris (dengan translasi dalam Bahasa Indonesia untuk laporan final) dan mencakup bagian-bagian sebagai berikut:

·       Ringkasan Eksekutif / Executive Summary

·       Latar Belakang / Background)

·       Tujuan Penelitian

·       Metodologi dan keterbatasan penelitian

·       Hasil penemuan dan analisa

·       Kesimpulan dan rekomendasi

·       Lampiran (kuesioner, notulensi dan daftar hadir FGD)

 

VIII.            Ethical & Child Protection Statements

Pelaksanaan kegiatan mid term evaluation ini harus sesuai dengan kaidah kebijakan  perlindungan anak Plan Indonesia

                                                                                                                                      

IX.            Team Qualification (Kualifikasi tim)

Konsultan yang tertarik mengajukan proposal survey ini harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Memiliki komposisi konsultan yang berimbang dari segi akademis, pengetahuan, pengalaman, serta manajemen survei dalam proyek-proyek terkait

2. Berpengalaman dalam mengelola survei dalam konteks pengurangan risiko bencana (akan menjadi nilai tambah)

3. Pemahaman dan sensitifitas atas keberagaman budaya, tradisi dan bahasa dari masyarakat di lokasi yang akan di survei.

                                                     

X.            Proposal Submission Protocol (Prosedur pengiriman proposal)

Tahap Pertama: Konsultan yang berminat dapat menyampakan surat pernyataan minat kepada: Ajun Khamdani-People & Culture Plan Indonesia, dengan alamat e-mail HRD.Indonesia@plan-international.org dan tembusan  (Cc) ke Hery Nahampun - Departemen MER7D Plan Indonesia dengan alamat email : Hery.Nahampun@plan-international.org. & Yusra.tebe@plan-international.org  sebelum jam 5 sore tanggal 27  Feb dengan dilampirkan dokumen sebagai berikut:

1. Profil organisasi (bila konsultan adalah organisasi) atau bio data konsultan (bila konsultan adalah individu)

2. Proposal yang yang mencakup :

A.        Background

B.         Methodology & Statement of Work (Metode)

·Teknis pengambilan data, mencakup :

ü Pendekatan yang digunakan (kuantitatif/kualitatif)

ü Sampling frame (mencakup sampling size)

ü Instrumen/tools yang akan digunakan

·Teknis management data/pengolahan data, tata cara pengolahan data, mencakup :

ü Data verifikasi

ü Data entry

ü Data cleaning

ü Data analysis, mencakup :

v   Analysis apa yang akan digunakan

v   Software yang digunakan dalam menganalysis data

·Teknis pelaporan

C.       Timeline (Jadwal tentatif)

D.      Tim peneliti

E.       Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi

 

Tahap Kedua: Berdasarkan proposal yang masuk, Plan Indonesia akan melakukan shortlisting kandidat konsultan yang kemudian akan diminta untuk mempresentasikan proposalnya. Setelah itu, Plan Indonesia akan melakukan pemilihan konsultan dan membuat perjanjian dengan konsultan terpilih.

Hanya konsultan yang ter-shortlisted dan terpilih yang akan kami hubungi.

 

Selama kegiatan evaluasi, konsultan akan berkomunikasi intens dengan pihak Plan Indonesia (Urban safe school coordinator  dimulai dari perencanaan kegiatan evaluasi, penyusunan instrumen, sampai dengan pelaporan.