Advertisement

Sunday, May 21, 2017

RFP Jasa Pengadaan Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip

KERANGKA ACUAN KERJA
JASA PENGADAAN PENYIMPANAN & PEMUSNAHAN ARSIP
 
 
I.            LATAR BELAKANG
 
Program to Extend Scholarships and Training to Achieve Sustainable Impacts (PRESTASI) phase II adalah program yang memberikan kesempatan kepada warga negara Indonesia untuk menempuh pendidikan master dalam bidang tertentu baik di Amerika Serikat dan Indonesia. Program ini adalah bentuk kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Amerika Serikat yang berfokus pada penyelenggaran kegiatan beasiswa dan training jangka pendek.
 
Pada saat ini Program PRESTASI II, sudah memasuki tahun terakhir penyelenggaraan kegiatannya dan sebagai bagian dari masa retensi akhir program PRESTASI, Dokumen PRESTASI II atau arsip merupakan bagian penting dalam sebuah pemeliharaan dan masa retensi program karena menjadi sebuah bukti dan catatan suatu informasi. Tanpa ada sistem management dokumen organisasi, informasi yang telah terkumpul bukan tidak mungkin akan hilang dan atau rusak.
 
Secara garis besar, arsip di IIEF PRESTASI II memiliki 2 fungsi, yakni Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Arsip Dinamis kerap digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pada umumnya. Biasa juga digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran. Sementara Arsip Statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung.
 
Untuk itu pemeliharaan dokumen menjadi penting, dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, pemindahan, hingga penghancuran dokumen. Melalui sistem management dokumen, arsip-arsip tersebut bisa tersusun dengan rapi dan aman. Saat akan pengambilan, proses juga semakin cepat dan akurat mengingat dokumen sudah tersusun secara rapi.
 
Ada beberapa kriteria pendukung sebuah jasa sistem penyimpanan arsip dikatakan baik. Mulai dari proses yang mudah dilakukan, mampu menghemat tenaga, dan fleksibel. Dapat juga dilihat dari ruang penyimpanan dengan teknologi terbaik hingga terdapat fasilitas perawatan. Fasilitas tersebut tentunya bisa meminimalisir kerusakan yang mungkin dialami arsip-arsip tersebut.
 
II.            MAKSUD DAN TUJUAN
 
Adapun pengadaan pelaksanaan jasa kearsipan ini dibuat untuk :
a.      Membantu IIEF PRESTASI II  di periode phase out program dimana proses pengarsipan dilakukan untuk jangka 3 tahun kedepan.
b.      Melakukan pemusnahan arsip secara berkala sesuai dengan pencatatan tahun yang tercantum dalam sistem kearsipan IIEF PRESTASI II
 
III.            LINGKUP LAYANAN
 
SISTEM KEARSIPAN & PEMUSNAHAN ARSIP
 
Diperlukan jasa untuk penyimpanan dokumen agar data perusahaan aman terkendali yang terdiri dari Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan.
 
Pencatatan deskripsi ke dalam Daftar Pertelaan Arsip. Sebelum dilakukan pencatatan terlebih dahulu dibuatkan Daftar Pertelaan Arsip yang terdiri dari:
·         Nomor urut pendeskripsi
·         Deskripsi isi arsip
·         Tahun
·         Jumlah
·         Status Boks Arsip
 
PEMUSNAHAN ARSIP
 
Pembuatan Berita Acara Pemusnahan dilakukan dengan disaksikan minimal 2 orang staf dari IIEF PRESTASI, langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah pembuatan Daftar Acara Pemusnahan. Berita acara yang ingin dibuat perlu mencantumkan golongan arsip yang akan dimusnahkan,. Berita Acara Pemusnahan yang akan dibuat sebaiknya berisi ringkas, jelas, cepat, dan dilakukan dengan biaya yang murah.
 
IV.            DOKUMENTASI KERJA
 
Kontraktor Pengadaan Penyimpanan Arsip harus memenuhi kelengkapan administratif pada saat pelaksanaan pekerjaan:
·         Proposal dan Surat Penawaran Jasa
·         Surat Perjanjian Kerja
·         Berita Acara Penghancuran (Dilengkapi dengan Dokumentasi)
·         Form Pengangkutan Barang
 
V.            KONTRAK KERJA
 
Pekerjaan Jasa Pengadaan Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip dilaksanakan dengan pihak kontraktor/konsultan dengan masa kontrak kerja:
 
a)      Minimal 1 tahun (Jangka Pendek)
b)      Lebih dari 1 tahun (Jangka Panjang)
Setelah tercipta adanya kesepakatan kontrak kerja yang dituangkan di dalam perjanjian kontrak kerjasama barulah terwujud pelaksanaan pekerja jasa penyimpanan dan pemusnahan arsip.
 
VI.            WAKTU PELAKSANAAN KERJA
Pekerjaan jasa penyimpanan dan pemusnahan arsip dilakukan pada hari/tanggal yang disesuaikan dengan jadwal pengambilan arsip (kecuali hari Libur Nasional dan kasus tertentu yang bersifat mendesak) Selain daripada itu kerjasama ini dilakukan secara langsung dan terikat memenuhi panggilan service dari IIEF PRESTASI II
 
VII.            KONTAK PERSON
Kontak Person untuk pengadaan ini adalah Ibu Lina Juniarti, 
IIEF PRESTASI II
Administration and Program Support Officer,
Lina Juniarti:  lina.juniarti@iief.or.id
Proposal berikut penawaran harga kami terima paling lambat, tanggal 1 Juni 2017.
Demikian kami sampaikan Kerangka Acuan Jasa Pengadaan Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip. 

No comments:

Post a Comment