JASA PENGADAAN PENYIMPANAN & PEMUSNAHAN ARSIP
I.
LATAR BELAKANG
Program to Extend Scholarships and Training
to Achieve Sustainable Impacts (PRESTASI) phase II adalah program yang
memberikan kesempatan kepada warga negara Indonesia untuk menempuh pendidikan
master dalam bidang tertentu baik di Amerika Serikat dan Indonesia. Program ini
adalah bentuk kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Amerika
Serikat yang berfokus pada penyelenggaran kegiatan beasiswa dan training jangka
pendek.
Pada saat ini Program PRESTASI II, sudah
memasuki tahun terakhir penyelenggaraan kegiatannya dan sebagai bagian dari
masa retensi akhir program PRESTASI, Dokumen PRESTASI II atau arsip merupakan
bagian penting dalam sebuah pemeliharaan dan masa retensi program karena
menjadi sebuah bukti dan catatan suatu informasi. Tanpa ada sistem management
dokumen organisasi, informasi yang telah terkumpul bukan tidak mungkin akan
hilang dan atau rusak.
Secara garis besar, arsip di IIEF PRESTASI
II memiliki 2 fungsi, yakni Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Arsip Dinamis kerap
digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pada
umumnya. Biasa juga digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi perkantoran. Sementara Arsip Statis merupakan arsip yang sudah
tidak digunakan secara langsung.
Untuk itu pemeliharaan dokumen menjadi
penting, dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, pemindahan,
hingga penghancuran dokumen. Melalui sistem management dokumen, arsip-arsip
tersebut bisa tersusun dengan rapi dan aman. Saat akan pengambilan, proses juga
semakin cepat dan akurat mengingat dokumen sudah tersusun secara rapi.
Ada beberapa kriteria pendukung sebuah jasa
sistem penyimpanan arsip dikatakan baik. Mulai dari proses yang mudah
dilakukan, mampu menghemat tenaga, dan fleksibel. Dapat juga dilihat dari ruang
penyimpanan dengan teknologi terbaik hingga terdapat fasilitas perawatan.
Fasilitas tersebut tentunya bisa meminimalisir kerusakan yang mungkin dialami
arsip-arsip tersebut.
II.
MAKSUD DAN TUJUAN
Adapun pengadaan pelaksanaan jasa kearsipan ini
dibuat untuk :
a.
Membantu IIEF PRESTASI
II di periode phase out program dimana proses pengarsipan dilakukan untuk jangka
3 tahun kedepan.
b.
Melakukan
pemusnahan arsip secara berkala sesuai dengan pencatatan tahun yang tercantum
dalam sistem kearsipan IIEF PRESTASI II
III.
LINGKUP LAYANAN
SISTEM KEARSIPAN & PEMUSNAHAN ARSIP
Diperlukan jasa untuk penyimpanan dokumen
agar data perusahaan aman terkendali yang terdiri dari Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan.
Pencatatan deskripsi ke dalam Daftar
Pertelaan Arsip. Sebelum dilakukan pencatatan terlebih dahulu dibuatkan Daftar
Pertelaan Arsip yang terdiri dari:
·
Nomor urut pendeskripsi
·
Deskripsi isi arsip
·
Tahun
·
Jumlah
·
Status Boks Arsip
PEMUSNAHAN ARSIP
Pembuatan Berita
Acara Pemusnahan dilakukan dengan disaksikan minimal 2 orang staf dari IIEF
PRESTASI, langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah pembuatan Daftar
Acara Pemusnahan. Berita acara yang ingin dibuat perlu mencantumkan golongan
arsip yang akan dimusnahkan,. Berita Acara Pemusnahan yang akan dibuat
sebaiknya berisi ringkas, jelas, cepat, dan dilakukan dengan biaya yang murah.
IV.
DOKUMENTASI KERJA
Kontraktor Pengadaan
Penyimpanan Arsip harus memenuhi kelengkapan administratif pada saat
pelaksanaan pekerjaan:
·
Proposal dan Surat
Penawaran Jasa
·
Surat Perjanjian Kerja
·
Berita Acara
Penghancuran (Dilengkapi dengan Dokumentasi)
·
Form Pengangkutan
Barang
V.
KONTRAK KERJA
Pekerjaan Jasa
Pengadaan Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip dilaksanakan dengan pihak
kontraktor/konsultan dengan masa kontrak kerja:
a)
Minimal 1 tahun
(Jangka Pendek)
b)
Lebih dari 1 tahun
(Jangka Panjang)
Setelah tercipta
adanya kesepakatan kontrak kerja yang dituangkan di dalam perjanjian kontrak
kerjasama barulah terwujud pelaksanaan pekerja jasa penyimpanan dan pemusnahan
arsip.
VI.
WAKTU
PELAKSANAAN KERJA
Pekerjaan
jasa penyimpanan dan pemusnahan arsip dilakukan pada hari/tanggal yang disesuaikan
dengan jadwal pengambilan arsip (kecuali hari Libur Nasional dan kasus tertentu
yang bersifat mendesak) Selain daripada itu kerjasama ini dilakukan secara
langsung dan terikat memenuhi panggilan service dari IIEF PRESTASI II
VII.
KONTAK
PERSON
Kontak
Person untuk pengadaan ini adalah Ibu Lina Juniarti,
IIEF PRESTASI
II
Administration
and Program Support Officer,
Lina Juniarti: lina.juniarti@iief.or.id
Proposal
berikut penawaran harga kami terima paling lambat, tanggal 1 Juni 2017.
No comments:
Post a Comment