Admin and Logistic Assistant - Kemitraan

POSITION INFORMATION

Job Title                          : Staf Admin & Logistik

Duration of Contract    : 1 tahun (kemungkinan diperpanjang berdasarkan kinerja)

Direct Supervisor          : Finance Officer

Lokasi                               : Bintuni Regency PMU Office (Papua Barat)

PROJECT CONTENT

Program “Capacity Building for Government Officials and Civil Society Organization Strengthening” ini didasari oleh kebutuhan pentingnya penataan kelembagaan pemerintahan daerah di Provinsi Papua Barat, Kabupaten Teluk Bintuni, dan Kabupaten Fakfak sebagai pondasi bagi terciptanya efektivitas kinerja pemerintahan bagi pemenuhan kesejahteraan masyarakat. Dalam konteks good governance, efektivitas kinerja pemerintahan daerah berlangsung dalam dua ranah sekaligus, yaitu effective state dan effective governance.

 Selama kurang lebih 3 tahun, Kemitraan melalui program ini akan melakukan serangkaian kegiatan di Kabupaten Bintuni dan Kabupaten Fakfak sebagai berikut:

1. Penguatan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan daerah.
2. Pengakuan terhadap otonomi asli melalui penguatan tata kelola pemerintahan kampong.
3. Penguatan jaringan kerja kebijakan dan lingkungan yang kondusif
4. Penguatan peran organisasi masyarakat sipil (CSO) lokal.

Guna mendukung pelaksanaan, Kemitraan mendirikan kantor pengelolaan kegiatan (PMU) di Kabupaten Bintuni yang akan dikelola oleh Tim Pengelola. Untuk itu Kemitraan bermaksud merekrut Staf Admin & Logistik untuk mendukung pengelolaan administrasi kegiatan harian dan mendukung proses-proses koordinasi dan kolaborasi secara intensif dengan pemangku kepentingan sebagai target kegiatan peningkatan kapasitas maupun penguatan.

 Di bawah supervisi Finance Officer, Staf Admin & Logistik bertugas memberikan dukungan persiapan dan implementasi seluruh aktivitas program dengan cakupan sebagai berikut:

• Membangun sistem pengarsipan yang sistematis dan efisien terhadap dokumen program
• Membantu tim keuangan untuk mengarsipkan seluruh document keuangan untuk memastikan pelaporan dilaksanakan dengan baik
• Membantu mengelola rumah tangga kantor
• Membantu Mengelola database dari seluruh aktivitas program.

Berdasarkan arahan dari Project Manager dan supervisi Finance Officer, selain bekerjasama dengan Field Coordinator, Staf Admin & Logistik akan bekerja secara intensif dengan Field Supervisor, Local Contact Person dan pihak-pihak lokal terkait.

FUNCTIONS

Summary Key function and results Expected:

Staf Admin & Logistik melakukan persiapan dan pelaksanaan kegiatan di lapangan dengan rincian tugas dan tanggung jawab yang mencakup sebagai berikut:

·          Back-up kelembagaan dan memastikan administrasi kegiatan sesuai dengan SOP administrasi Kemitraan;

• Penyiapan laporan keuangan dan administrasi harian.
• Melakukan koordinasi dan komunikasi terkait dengan tugas dengan Supervisor dan penanggungjawab proyek.
• Melaporkan secara berkala status keuangan dan administrasi kepada Project Manager dan Finance Officer dan Field Coordinator.
• Bekerjasama dengan seluruh personel proyek maupun Kemitraan guna  memastikan Staf Keuangan Proyek, mensupervisi tugas-tugas terkait dengan administrasi, pengadaan dan keuangan yang dilakukan oleh Staf Admin & Logistik.
• Memastikan dokumen-dokumen terkait kegiatan terdokumentasi dengan baik.

q  External relations:

• Menjaga komunikasi dan interaksi yang baik dengan seluruh pihak terkait pelaksanaan proyek.
• Menjaga agar seluruh liputan maupun publikasi terkait dengan kegiatan proyek dilakukan secara bertanggungjawab.

q  Administration:

• Memastikan seluruh aspek terkait dengan prosedur administrasi terpenuhi (dokumentasi data, korespondensi, publikasi dan lain-lain terkait)
• Mensupervisi Staf Admin & Logistik dengan berkolaborasi dan bekerjsama dengan Staf Keuangan Proyek.
• Memastikan kepatuhan proyek terhadap SOP Kemitraan, termasuk prosedur safeguard. 

IMPACT OF RESULTS:

• Keberhasilan pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang secara substantif maupun administratif akuntabel.
• Komunikasi dan fasilitasi yang baik kepada pemangku kepentingan kunci untuk menjaga reputasi Kemitraan sebagai mitra strategis yang terpercaya.
• Kantor PMU di lokasi memenuhi target capaian proyek.
• Adanya kesempatan untuk mengembangkan dan melaksanakan program-program tata kelola yang berkelanjutan di bawah kerjasama antara Kemitraan dengan mitra-mitra strategis.

RECRUITMENT QUALIFICATIONS:

 PENDIDIKAN:

Minimum S-1 di bidang administrasi dan keuangan ataupun lain-lain terkait.

Memiliki pengetahuan dan keterampilan prosedur standard administrasi, keuangan dan pengadaan barang dan jasa.

PENGALAMAN:

·         Minimal 3 tahun pengalaman mengelola administrasi dan keuangan proyek, terutama di bidang pembangunan dan isu sosial, bekerja di lembaga non-profit yang bergerak di bidang peningkatan kapasitas maupun advokasi.

·         Memiliki pemahaman yang cukup terkait dengan kondisi sosial dan politik lokal.

·         Berpengalaman bekerja di lingkungan internasional sebagai nilai tambah. 

Surat lamaran dan CV dapat dikirimkan ke recruitment@kemitraan.or.id paling lambat tanggal 22 Maret 2018.  Hanya kandidat yang lolos seleksi yang akan kami hubungi.