Yayasan Plan International Indonesia Job Vacancy : Child Data Officer - PIA Timor

Yayasan Plan International Indonesia is presently implementing its Country Strategy 4 (CS 4) covering fiscal year 2017 to 2022, where the country objective has been defined as “to identify and facilitate the removal of obstacles that prevent children from enjoying their rights and participating fully in Indonesian society”. This goal will be achieved by providing technical support and implementing quality programs and projects through partnership. An effective and efficient communications strategy is a must for Plan Indonesia to share the outcomes of these projects to influence different actors, specially state authorities and to position Plan’s profile within and outside at different levels – starting from community, sub district, district to national, regional and international levels.

Yayasan Plan International Indonesia  PIA Timor ( Soe – Kefa )  invites highly competent, experienced and committed professionals to fill the following position:

Child Data Officer – PIA Timor

In view of the above, the Child Data Officer will be responsible to maintaining sponsorship communication production in Child Data and supervise service provider staffs especially translator and data entry.Responsible on administration tasks of sponsorship communication compliance with Sponsorship Manual and Business Rule. / Bertanggung jawab atas tugas-tugas administrasi sponsor komunikasi yang sesuai dengan Buku Pedoman Sponsor. Manage of product sponsorship communication, that contained in sponsorship communication package (SCP)/ Mengelola komunikasi produk sponsor, yang terkandung dalam paket komunikasi sponsor (SCP ) Operate sponsorship system/ Mengoperasikan sistem sponsorship (ChildData and CD PET) and Produksi WGC, DWGC, ECO, SGC, SPC, DSPC, DMIX, DSCR, SGR, SCR  Menyiapkan to do list ECO, SGC, SPC, DSPC, DMIX, FWL, DFWL di cetak & didistribusikan kepada DFSM setiap awal bulan paling lambat tanggal 5. Menyiapkan to do list WGC/DWGC untuk new assignment, di cetak & didistribusikan kepada DFSM setiap awal minggu. Mencatat pada log buku incoming & outgoing, diterjemahkan.Melakukan acknowledgement/download komunikasi di system Child Data paling 14 hari setelah produk di terima Melakukan Scanning untuk produk akhir dalam bentuk soft file (elektronik). Melakukan screening kwalitas produk komunikasi sponsorship sesuai standar yang di tetapkan sebelum di upload di system. Melakukan uploading DWGC, DSCR ke dalam system Child Data, respon SCR, WGC, ECO, DMIX, SGR sebelum jatuh tempo dan mencetak transmittal list. Produksi SCI/U 100 % Menyiapkan & mendistribusikan Family Member, Master List, Form SCI/U kepada DFSM.Melakukan monitoring Produksi SCI/U. Melakukan Screening SCI/U.Melakukan procces CD PET sebelum jatuh tempo.Meng-entri SCI/U ke dalam system Childdata tepat waktu. Produksi OCC/DOCC. Membantu kegiatan produksi OCC (children event, dll) bilamana diperlukan oleh DFSM. Melakukan monitoring Produksi OCC setiap bulan. Melakukan screening kwalitas, menerjemahkan & Uploading DOCC ke system sebelum jatuh tempo. Mengirimankan OCC untuk NO yang tidak menerima GMSC.  Process Cancellation  Menyiapkan  List SC  yang  akan lulus 3 bulan sebelum berumur 18 tahun. Menyiapkan List SC yang berumur 15 tahun dan tidak memiliki sponsor. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung cancellation.  Melakukan Cancellation di system & C/GMSC diupload kurang dari 23 hari pasca cancel.  Memeriksa  semua GMSC (L ,V, X) dilengkapi dengan  FWL, Foto awal & Foto akhir, achievement report (PU Phase Out). Menyimpan semua dokumen cancellation di SC folder. Pengelolahan SC Absent.Memeriksa laporan SCCDR dari DFSM sesuai standar yang berlaku.Menyampaikan notifikasi/ Laporan kepada NO melalui email. Memfollow up, mengupdate & merecord  laporan SC absent & laporan SC kembali di sistem. Melakukan Cancellation Relokasi  apabila persyaratan SC yang absent terpenuhi. Caseload Management Memastikan ketersediaan bufferstock 5 % dari jumlah caseload. Entry data dan memastikan profil new prospect available di system pada hari yang sama.  Memastikan new SCI (data & foto) berkualitas Management BR Melakukan supervisi terhadap staff partner (service provider) khususnya penerjemah dan data entry. Bertanggungjawab atas proses pengarsipan sehingga Folder SC yang tersusun rapi ,update, terkunci & tersedia log book peminjaman.Melakukan pengiriman surat-surat ke NO minimal 2 x sebulan.

Requirements:  Minimum Diploma 3 degree in English, International Relation, Public Relation and Administration/ Minimal Diploma jurusan Bahasa Inggris, Hubungan Internasional, Humas, dan Administrasi Knowledge and Skill / Pengetahuan dan Ketrampilan  : Proficient in writing and English speaking/ Mahir dalam Bahasa Inggris dalam tulis dan bicara . Good facilitation skill./ Ketrampilan fasilitasi yang baik. Familiar and sensitive to local culture and custom./ Memahami dan peka terhadap kebudayaan dan kebiasaan lokal . Good computer skill / Ketrampilan computer yang baik . Able to operate cc-mail and internet. / Bisa mengoperasilan email dan internet. Good interpersonal skill and team work / Ketrampilan interpersonal dan kerja sama tim yang baik . Able to ride the motor cycles/ Bisa mengendarai sepeda motor Experience / Pengalaman : Minimum 2 years experiences translate document Indonesia-English and vice versa/ Minimal 2 tahun berpengalaman menerjemahkan dokumen Bahasa Indonesia ke Inggris atau sebaliknya. Minimum 2 years experience handle administration task/ Minimal 2 tahun pengalaman melakukan tugas administrasi

All applications will be treated in confidence.. Only short-listed candidates will be notified and invited for interviews. Please submit your letter of application and detailed curriculum vitae in English by email not later than April  12, 2018  to: HRD.Indonesia@plan-international.org

Please fill the 'subject' column of the e-mails in this format: (The Position)–(Your Name). File attachment not later than 1MB. Range Salary : IDR 3 500 000 – 5 000 000 ,-

Yayasan Plan International Indonesia seeks to improve the lives of the most marginalized, particularly girls, women, and people with disability. We encourage people form diverse backgrounds and experiences, particularly women and people with disability to apply