YAYASAN BINTARI - PROJECT FINANCE & ADMINISTRATION OFFICER BASED NTT

 

Proyek Penguatan Ketahanan Iklim Masyarakat pesisir Berisiko di NTT sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan sumberdaya dan mata pencaharian ramah iklim

Yayasan Bina Karta Lestari (Bintari) di Semarang, Jawa Tengah didukung oleh Arbeiter Samariter Bund (ASB) membutuhkan 1 (satu) orang Finance & Administration Officer dengan homebase Labuan Bajo, Manggarai Barat, Nusa Tenggara Timur.

Posisi ini akan bekerja dalam koordinasi Project Manager untuk mendukung pelaksanaan Proyek “Penguatan Ketahanan Iklim Masyarakat pesisir Berisiko di NTT sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan sumberdaya dan mata pencaharian ramah iklim”, dengan rincian tugas diantaranya:

 

Tujuan pekerjaan

1. Untuk mendukung pelaksanaan Project di Labuan Bajo khususnya memberikan dukungan berkualitas tinggi di bidang keuangan, administrasi dan pelaporan (keuangan) sambil berkontribusi pada tujuan BINTARI secara keseluruhan.
2. Untuk memastikan aturan dan peraturan BINTARI dan donor dipatuhi dan memastikan kerjasama yang erat dengan Tim ASB, calon mitra dan stakeholder proyek.
3.  Bekerja sama dengan Tim Proyek dalam penyampaian keseluruhan dukungan keuangan dan administratif yang terkait dengan proyek dan operasi khususnya untuk dukungan pendanaan dari ASB dan BMZ.
4. memastikan penggunaan sumber daya yang tepat sesuai dengan prosedur yang disepakati.

 

Tugas dan Tanggung Jawab Pekerjaan

1.      Manajemen Hibah/Kontrak – proyek/program jangka panjang dan jangka pendek

• Mendukung pengelolaan perjanjian dengan CVTL dan calon mitra dan penyedia eksternal dengan memastikan bahwa semua kontrak divalidasi dari sudut pandang keuangan sebelum ditandatangani di pihak CVTL, sesuai dengan prosedur Federasi – CVTL terbaru yang disepakati tentang Kontrak dan Perjanjian.
• Melakukan validasi dan rekonsiliasi pembayaran masing-masing kontraktor untuk memastikan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan penyelesaian pekerjaan yang sebenarnya.
• Mendukung tim proyek untuk mematuhi peraturan dan regulasi donor, kebijakan dan prosedur BINTARI dengan mendampingi prosesnya.
• Memberikan panduan dan membantu tim dalam mengidentifikasi risiko penipuan dan korupsi, membuat rekomendasi untuk meningkatkan pengendalian internal, dan memastikan tindak lanjut.
• Mendukung tim untuk mempersiapkan dan memeriksa anggaran dan perkiraan operasional, termasuk melengkapi dokumen keuangan untuk pencatatan dalam sistem BINTARI.

2.      Penganggaran

• Mendukung proyek dengan pembaruan laporan bulanan keuangan dari operasi proyek menggunakan template yang ditentukan.
• Mendukung proyek dengan penganggaran untuk rencana kegiatan sesuai kebutuhan.
• Mendukung Project Manager dengan persiapan dan revisi perkiraan pengeluaran bulanan berdasarkan rencana kegiatan (budget forecast).

3.      Pelaporan

• Mendukung penyampaian pelaporan keuangan yang tepat waktu, dengan bekerja sama dengan tim tentang penyediaan laporan keuangan, dokumen keuangan pendukung, rekonsiliasi uang muka kerja dan memeriksa dan memverifikasi bahwa dokumen keuangan pendukung sesuai dengan persyaratan keuangan BINTARI/ ASB/ BMZ.
• Bekerja sama dengan Tim Keuangan BINTARI dan Manajer Program untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan, pemecahan masalah dan memberi nasihat kepada tim tentang masalah manajemen keuangan.
• Mendukung tim untuk menyiapkan sistem dan alat untuk secara teratur memantau pengeluaran terhadap anggaran proyek dan membantu memfasilitasi pertemuan dengan tim tentang analisis varians anggaran.
• Menyusun, menerjemahkan, dan menghasilkan laporan rapat.
• Mendukung koordinasi, peluncuran, pemantauan dan evaluasi kegiatan proyek, dan memastikan bahwa kegiatan dilaksanakan sesuai dengan proposal, anggaran, dan waktu yang disetujui.
• Mendukung pengembangan kapasitas keuangan dan pengadaan dari tim proyek.

4.      Dukungan Logistik dan Administratif

• Mendukung proses pengadaan dan perekrutan konsultan dan staf sementara untuk mendukung pelaksanaan program.
• Memberikan dukungan logistik dasar untuk penyelenggaraan pertemuan, pelatihan, dan acara berbagi pengetahuan dengan berbagai mitra lokal, regional, dan nasional.
• Menyiapkan dokumen pendukung untuk pajak dan Jaminan Sosial untuk staf.
• Memastikan tersedianya alat tulis dan kebutuhan kantor lainnya.

5.      Pengendalian Internal

• Memastikan Sistem Kontrol Internal BINTARI ada dan dipatuhi sehubungan dengan transaksi keuangan yang dilakukan oleh kantor proyek di Labuan Bajo.
• Mendukung tim untuk menerapkan dan memelihara Sistem Kontrol Keuangan mereka sendiri
• Mencari ketidakberesan yang dapat menyebabkan potensi hilangnya dana dan merekomendasikan saran praktis untuk perbaikan.
• Memberikan peringatan kepada Project Manager dari setiap kelemahan potensial dalam pelaksanaan prosedur keuangan yang berpotensi dapat menyebabkan kerugian keuangan.
• Melakukan pemeriksaan akhir atas semua dokumentasi keuangan sebelum dikirim ke BINTARI Semarang.

6.      Berkontribusi pada tim yang efektif

• Memastikan pekerjaan kantor rutin diselesaikan, termasuk pemeliharaan semua file proyek, korespondensi, fotokopi, foto, dll.;
• Berinteraksi erat dengan manajemen proyek dan tim proyek lainnya dalam melaksanakan fungsi dan tugas;
• Memiliki fleksibilitas dalam definisi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan dan target dan tingkatkan efisiensi dan efektivitas tim dalam sumber daya yang tersedia.
• Menjadi anggota tim yang pro-aktif yang memupuk budaya berorientasi layanan pelanggan yang menghargai proaktif, peningkatan berkelanjutan, inovasi, kinerja tinggi, dan efektivitas biaya.
• Membina lingkungan co-kreatif dengan tim Manajemen BINTARI dan stakeholder proyek terkait.
• Bersedia melakukan beberapa perjalanan di lingkup Labuan Bajo, Provinsi maupun Nasional

Persyaratan

1.      Pendidikan

Memiliki gelar D3/S1 keuangan atau administrasi atau gelar dari rumpun eksakta maupun sosial lainnya dengan pengalaman yang setara.

2.      Pengalaman

Sekurang-kurangnya 4 tahun berpengalaman bekerja dalam posisi yang sejenis untuk project NGO di sektor perubahan iklim, kebencanaan, kemanusiaan atau pembangunan.

3.      Dapat membuktikan pengetahuan dan kemampuan dalam:

• Pengalaman manajemen program dan proyek termasuk perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan.
• Bermotivasi tinggi, berorientasi pada hasil dan mampu untuk memimpin dalam situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya dan/atau ambigu.
• Kemampuan untuk menjadi proaktif dan persuasif.
• Rekam jejak yang ditunjukkan dalam berinovasi, berkontribusi pada budaya belajar, berbagi pengetahuan, dan pendekatan baru untuk melibatkan mitra.
• Kredibilitas profesional, mampu bekerja secara efektif di semua tingkatan di seluruh organisasi.
• Terbukti penilaian yang baik dan kemampuan untuk bekerja dengan integritas penuh dan kerahasiaan.
• Kebijaksanaan, kebijaksanaan, dan kepekaan yang tinggi dalam berurusan dengan klien dan pemangku kepentingan internal dan eksternal di semua tingkatan.
• Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan multi-budaya, multibahasa, multidisiplin.

4.      Bahasa

•  Lancar berbicara dan menulis bahasa Inggris
• Fasih berbahasa Indonesia, lisan dan tulisan dan bahasa lokal lainnya merupakan keuntungan

5.      Ketentuan lain

• Bersedia untuk segera mulai bertugas pada bulan Mei 2022.
• Bersedia untuk tinggal di Labuan Bajo selama durasi kontrak

 

Kirimkan CV dan portofolio dengan subject posisi yang dilamar melalui email bintari.foundation@gmail.com

Lowongan akan ditutup pada 7 Mei 2022. Hanya shortlist kandidat yang akan dihubungi untuk wawancara.